СЭД в России равно ЕСМ?

Целью этого раздела исследования было выявление специфики местного рынка: насколько она, с одной стороны, дает преимущества российским разработчикам и, с другой, усложняет внедрение западных решений. Кроме того, необходимо было решить, есть ли в итоге принципиальная разница между системами класса СЭД и ЕСМ при внедрении в России. Таким образом, вопрос в названии материала можно отнести не только к самим системам, но и к российскому рынку в целом: как его в итоге называть?

Специфика российского рынка

В 2014 году российскому рынку систем электронного документооборота (СЭД) исполняется 20 лет. Само существование таких решений для автоматизации специфического российского (советского) явления, как документооборот, или документационного обеспечения управления в условиях управленческой вертикали можно считать самым ключевым отличием местного рынка. «СЭД – это, по сути, российский термин. На Западе в силу специфики внутренних процессов не существует, например, журнала входящих/исходящих документов, жестко заданных маршрутов движения документов внутри организации и т. д. – все это для западной культуры управления совершенно не характерно. И вот это ключевое различие изначально определило само направление развития рынка ECM в России как в коммерческих компаниях, так и в государственных органах», – рассуждает руководитель направления IIG EMC (Information Intelligence Group) в России и странах СНГ Вячеслав Кадников.

«Само применение термина СЭД к задачам автоматизации управления организационно-распорядительными документами можно считать одной из самых ярких и специфических черт российского рынка управления контентом. Задача автоматизации делопроизводства для большинства западных партнеров, впервые открывающих для себя российский рынок, – вещь практически неизвестная, для них это абсолютно новая предметная область, они этой проблематики, как правило, не понимают. Нам приходится тесно работать с рядом западных вендоров, и им пришлось очень долго объяснять важность такого рода систем для России. Просто на Западе нет такого понятия, как ОРД (организационно-распорядительная документация), там задачи управления решаются с помощью инструментария BPM, workflow, кейс-менеджмента», – подтверждает директор по развитию бизнеса TerraLink в России Александр Бейдер.

Стоит определиться, что глобальный рынок ЕСМ (Enterprise Content Management, технологии управления корпоративным контентом) включает в себя решения для автоматизации архивов, работы с неструктурированной информацией, потоковым вводом и т. д. Просто в России к этому набору добавился еще функционал для автоматизации документооборота. То есть сегмент СЭД является частью рынка ЕСМ. «Если обратиться к терминологии, то СЭД – это конкретный программный продукт, инструмент, посредством которого создается система управления документами/корпоративным контентом как элемент корпоративной информационной системы. А ECM – это концепция, в рамках которой основное внимание уделяется стратегиям и методам работы с неструктурированной информацией (контентом), которая может быть реализована посредством инструментально-функциональных возможностей. Соответственно, инструментально-функциональные возможности, необходимые для реализации ECM-концепции, можно условно разделить на две категории: ECM-платформы, на основе которых возможно в полной мере реализовать ECM-концепцию на конкретном предприятии; тиражные СЭД/ECM-продукты, которые включают в себя лишь некоторые элементы ECM-концепции», – отмечает генеральный директор «ИнтерТраст» Андрей Линев.

Тем не менее по прошествии почти двадцати лет существования рынка самой первой задачей для российских заказчиков ЕСМ-решений до сих пор остается автоматизация канцелярии и организационно-распорядительной деятельности. «Поэтому все же допустимо говорить, что СЭД в российских условиях приравнивается к ЕСМ, поскольку у нас в стране 99 % решаемых с помощью ЕСМ-систем задач ограничиваются именно документооборотом. Речь идет не только о госсекторе – практически весь крупный бизнес унаследовал идеологию работы с документами еще с советских времен. И если говорить о специфике России, то подобных специализированных систем для автоматизации документооборота нет нигде в мире, за редким исключением. Внедрения на базе ЕСМ-платформ в США или Европе принципиально проще того, что сегодня внедряется у нас. Это, кстати, одна из причин, по которой на нашем рынке отсутствуют западные системы управления документами – есть либо специализированные российские СЭД, либо надстройки к западным ЕСМ-платформам российских интеграторов», – отмечает заместитель директора департамента информационных технологий, директор по разработке ПО КРОК Алексей Добровольский.

«Для полноты картины, однако, надо отметить следующее. Мы знаем, что, к примеру, для американских правительственных агентств есть решения, автоматизирующие функции управления качеством работы сотрудников, в рамках которых контролируются сроки исполнения заданий, происходит рассылка напоминаний, регистрируется входящая корреспонденция и т. д. То есть представление, что элементы ОРД для Запада – это что-то совсем чуждое и далекое, не совсем верны. Соответственно, у западных производителей промышленных ЕСМ-платформ (к примеру, у OpenText) есть соответствующие бизнес-ориентированные приложения для реализации подобных задач. Однако локализация этих решений для России – вещь совершенно бесперспективная, можно и не пытаться», – дополняет коллег директор по развитию бизнеса TerraLink в России Александр Бейдер.

Таким образом, российский рынок систем электронного документооборота является частью глобального ЕСМ-рынка, а СЭД – подмножеством ЕСМ, решающим вполне конкретные задачи организации процесса работы с документами. При этом в 80 – 90 % случаев внедрение ЕСМ начинается именно с СЭД, иногда этим и заканчиваясь (очень сложная задача организационно и внутриполитически, отнимающая много сил и свободных ресурсов самого заказчика). Тем не менее в дальнейшем в зависимости от технологической зрелости заказчика расширение ЕСМ-платформы на другие модули или блоки управления контентом может и произойти. «Конечно, для многих клиентов внедрение ЕСМ заканчивается решением задач автоматизации ОРД. Тем не менее мы все чаще видим, как предметная область таких систем распространяется на смежные области – финансовый и договорной документооборот, автоматизацию внутренних HR-процессов. То есть на начальном уровне внедрения различий между специализированными «чисто СЭД» и СЭД-модулями на базе мощных ЕСМ-платформ практически не наблюдается. Поэтому и разделять рынки СЭД и ЕСМ не стоит, корректнее будет говорить, что СЭД является частью глобального ЕСМ-рынка, лишь одной из множества предметных областей автоматизации», – подтверждает Вячеслав Кадников из ЕМС.

Генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич обращает внимание еще на одну сторону вопроса. Он уверен, что степень развитости и динамика роста рынка СЭД/ЕСМ зависит от общего уровня проникновения ИТ в экономику, а в России данный показатель пока еще недостаточно высокий. Поэтому если российский ИТ-рынок можно отнести в целом к развивающимся, то и рынок систем электронного документооборота также далек от стадии насыщения. «Количество организаций, которые считают инструменты СЭД/ЕСМ важными для своей работы, в процентном соотношении не соответствует аналогичному параметру на западных рынках. Однако в России использование СЭД более востребовано, чем широкомасштабное внедрение ЕСМ-систем, многие заказчики в первую очередь интересуются оптимизацией лишь некоторых процессов. Одна из причин этого заключается в недостаточной проработанности внутренних процессов российских компаний. Только после решения вопроса правильной работы с электронным документооборотом компании начинают задумываться о расширении функциональности системы – автоматизации работы с контентом. Следует отметить, что системы ключевых российских разработчиков СЭД решают в первую очередь задачи, связанные с электронным документооборотом. Но с течением времени они начинают обрастать новыми сценариями работы, к примеру, мобильным доступом», – отмечает г-н Липич.

И наконец, третьей ключевой чертой российского рынка ЕСМ является его разделение на сегменты государственных и коммерческих заказчиков с кардинально различными потребностями. В частности, на это обращает внимание директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Иванова: «Один сегмент – это государственные органы и госкорпорации, где на первом месте стоит учет документов и «классический документооборот», а второй – это коммерческие организации, где в приоритете сокращение расходов, оптимизация бизнес-процессов, интеграция сторонних систем и аккумулирование различной информации. При этом направления и причины развития у каждого лагеря также достаточно сильно различаются. Если госструктуры стремятся к оказанию максимального числа госуслуг в электронном виде, а также к межведомственному документообороту (обусловлено постановлением Правительства РФ), то коммерческие организации стремятся к аккумулированию в понятном и удобном виде как можно большего количества информации в одной системе, а также к предоставлению не только руководителям, но и рядовым сотрудникам гибкого доступа к ней. Таким образом, на нашем рынке существуют и классические СЭД, и СЭД с элементами ECM-систем, и ECM-системы. Соответственно, рынок России достаточно серьезно отличается от рынков Европы, где чаще всего можно встретить различные отраслевые ECM-решения».

 

«Российский рынок ЕСМ» или все же СЭД?

«Глобальный ЕСМ-рынок включает в себя решения для автоматизации архивов, работы с неструктурированной информацией, потоковым вводом и т. д. В России ко всему этому добавился еще функционал для автоматизации документооборота, то есть сегмент СЭД – это часть рынка ЕСМ. Поэтому правильнее российский рынок называть ЕСМ-рынком, хотя около 80 % на нем – это функциональность СЭД», – еще раз напоминает главный ЕСМ-архитектор «Логики бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон.

«Конечно, для многих клиентов внедрение ЕСМ заканчивается решением задач автоматизации ОРД. Тем не менее мы все чаще видим, как предметная область таких систем распространяется на смежные области – финансовый и договорной документооборот, автоматизацию внутренних HR-процессов. То есть на начальном уровне внедрения различий между специализированными «чисто СЭД» и СЭД-модулями на базе мощных ЕСМ-платформ практически не наблюдается. Поэтому и разделять рынки СЭД и ЕСМ не стоит, корректнее будет говорить, что СЭД является частью глобального ЕСМ-рынка, лишь одной из множества предметных областей автоматизации», – соглашается с коллегой руководитель направления IIG EMC (Information Intelligence Group) в России и странах СНГ Вячеслав Кадников.

Действительно, ЕСМ-системы возникли как инструменты создания корпоративной инфраструктуры управления файлами (контентом). По сути дела, это были корпоративные масштабируемые архивы с расширенными функциями, которые традиционно на Западе назывались DMS-системами (Document Management Systems) и существовали там уже более двадцати лет. При этом около 10 лет назад рынок поменял название на ЕСМ, вобрав в себя еще несколько классов приложений (Mail Management, Capture, Assets Management, Record Management), а также возможность интеграции с корпоративными приложениями и некоторую подсистему управления процессами обработки. В России же история развития рынка была совершенно иной, начавшись с автоматизации канцелярии и делопроизводства, в связи с ориентацией на задачи контроля исполнительской дисциплины (документационного обеспечения управления или ДОУ).

«С классическими задачами ЕСМ это имело мало общего, поэтому и рынки СЭД с ЕСМ были разными. Постепенно они начали сближаться. Российские СЭД научились хранить файлы, приобрели функции управления документами, были наработаны некоторые классы приложений, сами они стали предоставлять инфраструктуру и т. д., то есть СЭД-системы стали включать в себя существенную часть функционала ЕСМ. Однако западные разработчики ЕСМ адаптировались к местному рынку, получив готовые модули, позволяющие автоматизировать и процесс делопроизводства. Сегодня такие модули есть у всех ключевых ЕСМ-платформ, но они не носят характер самостоятельных продуктов, их разрабатывают локальные партнеры-внедренцы. Таким образом, мы получили некоторую перекрывающуюся область: есть ДОУ-функции, которые в СЭД реализуются естественным образом в силу природы их происхождения, а в ЕСМ-системах являются дополняющими и разрабатываются местными партнерами. В течение двух лет шли активные дискуссии о том, какой в итоге получился рынок, и все сошлись на том, что правильнее всего будет назвать его «рынок СЭД/ЕСМ». Своя специфика есть как у ЕСМ-систем, так и у российских СЭД, но, в принципе, решают они одну и ту же задачу», – заключает генеральный директор компании «ДоксВижн» Владимир Андреев.

«СЭД – это корпоративная информационная система, построенная на базе ECM-платформы (или на платформе, использующей принципы ECM), настроенная под потребности предприятия и вобравшая в себя часть необходимого для компании-потребителя функционала. СЭД является штучным продуктом, внедренном на конкретном предприятии. Если касаться ECM, то это не столько система управления контентом, сколько целая область знаний, концепция управления информацией и ведения бизнеса. Поэтому разделять рынок с позиции двух разных понятий с практической точки зрения очень сложно. Однако ведущие игроки рынка позиционируют свои системы именно как ECM-продукты, и здесь, в круге лидеров, сравнение решений становится уже логичным и оправданным», – подтверждает директор по маркетингу компании «Директум» Василий Бабинцев.

Тем не менее, сближаясь идеологически, системы класса СЭД и ЕСМ по-прежнему отличаются по своим заказчикам. На это, в частности, обращает внимание генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич: «Важно понимать, что многие для себя смешивают понятия СЭД и ЕСМ, но я не вижу здесь какой-то проблемы. С одной стороны, организаций, готовых именно к комплексному внедрению ЕСМ, а не только СЭД-функциональности, в России существенно меньше, чем на Западе, в силу все того же более низкого проникновения ИТ в экономику. С другой стороны, такие комплексные внедрения часто встречаются в Enterprise-сегменте с сотнями и тысячами рабочих мест. Если же речь идет об автоматизации десятков пользователей в сегменте SMB, то здесь чаще используются системы групповой работы с документами либо более формализованные правила работы. К примеру, некоторые применяют для групповой работы Microsoft SharePoint. Тем не менее когда даже такие небольшие организации задумываются о повышении эффективности работы, то приходят к выводу, что СЭД в этом вопросе является одним из важнейших инструментов. Но при этом комплексное ЕСМ-решение они не рассматривают, их бюджет просто этого не позволяет».

Действительно, по словам директора по развитию бизнеса TerraLink в России Александра Бейдера, когда мы говорим о категории СЭД, имеются в виду малые и средние российские компании, для которых система на тысячу рабочих мест является потолком (в том числе по их финансовым возможностям). «Иногда приходишь в такую компанию с предложением внедрить ЕСМ-систему на базе западных ЕСМ-платформ, говоришь, что стоимость лицензии на одно рабочее место будет около 1 тыс. евро, нам улыбаются, жмут руку, но отводят глаза в сторону, и ты понимаешь, что пора прощаться. Заказчиками ЕСМ-решений является верхний эшелон средних и крупных компаний, что можно отследить по стоимости внедряемых решений. В свое время EMC Documentum не продавал лицензии, если пакет продажи стоил менее $50 тыс., а сегодня OpenText продает свои пакеты только при минимальном объеме заказа в 100 лицензий (стоимость каждой из них примерно 1 тыс. евро). То есть между СЭД и ЕСМ такая же разница, как между глазником из сельской районной больницы и офтальмологом из высокотехнологичного медицинского центра», – заключает г-н Бейдер.

«Мы работаем в нише дорогих западных ЕСМ-платформ, которые содержат не только функционал автоматизации документооборота и канцелярии, но и создания больших архивов, управления контентом. Самые большие наши проекты (они же рекордсмены российского рынка) – федеральный архив для ФНС на 120 тыс. пользователей и проект в МТС на 30 тыс. пользователей. Основная масса наших проектов – комплексные ECM-системы на 2 – 3 тыс. рабочих мест. «Чистые» СЭД-проекты – это, как правило, 50 – 500, максимум 1000 рабочих мест. Подчеркну, что мы работаем с многофункциональными ЕСМ-решениями для Enterprise, куда, помимо электронных архивов и СЭД, входят также модули автоматизации финансового документооборота, решения по текстовой аналитике и правовой экспертизе и т. д.», – подтверждает главный ЕСМ-архитектор «Логики бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон.

Действительно, сегментация российского рынка ЕСМ в традиционном ежегодном исследовании DSS Consulting, наиболее авторитетном среди российских СЭД-разработчиков, это только подтверждает: крупный корпоративный сегмент здесь начинается уже от 200 автоматизированных рабочих мест. Соответственно, все, что ниже, – это мелкие (до 10), средние (до 50) и крупные проекты (до 200 АРМ). Тем не менее практически каждый российский вендор СЭД может гордиться и крупнейшими проектами, сравнимыми по масштабам с ЕСМ. К примеру, ЭОС (проекты в Центробанке с 60 тыс. АРМ и «ГАС Правосудие» почти с 48 тыс. АРМ) и Docsvision (Сбербанк с 50 тыс. АРМ и «Почта России» с 20 тыс. АРМ).

Тем не менее директор по развитию бизнеса TerraLink в России Александр Бейдер настаивает: «Когда мы говорим о внедрении информационных систем в таких крупных компаниях, как «МегаФон», «Газпром» или «Росатом», то там принципиально не могут работать российские СЭД, они просто физически не прошли такого объема тестирования и апробации. Кроме того, следует учитывать, что большинство крупных компаний на российском рынке либо имеют западных капитал, либо котируются на западных фондовых биржах, и/или придерживаются западного стиля управления, а их аудиторами являются представители международной «большой четверки» типа KPMG или Deloitte. Для таких компаний использование российской СЭД выглядит так же, как использование самодельной ERP, то есть позиционирует клиента совершенно определенно негативным образом. Поэтому использование ЕСМ-платформы от ведущего мирового разработчика является в какой-то степени и вопросом престижа».

Противоположная точка зрения со стороны лагеря разработчиков СЭД заключается в том, что задачи любого масштабного внедрения российской системы можно решить с помощью кластеризации, что еще более актуально по причине отсутствия в стране надежных сквозных каналов передачи данных. Поэтому способность западных ЕСМ-платформ выдерживать одновременную работу более 100 тыс. пользователей является для России избыточной, своеобразным «архитектурным излишеством» премиального уровня.

 

Выводы

Стоит определиться, что глобальный рынок ЕСМ (Enterprise Content Management, технологии управления корпоративным контентом) включает в себя решения для автоматизации архивов, работы с неструктурированной информацией, потоковым вводом и т. д., просто в России к этому набору добавился еще функционал для автоматизации документооборота. То есть сегмент СЭД является частью рынка ЕСМ. При этом российский рынок ЕСМ достаточно серьезно отличается от мирового по нескольким направлениям. Во-первых, именно здесь, в условиях вертикали управления и необходимости автоматизации делопроизводства или организационно-распорядительной деятельности, возник и продолжает активно развиваться уникальный сегмент систем электронного документооборота (СЭД). То есть СЭД – это, по сути, чисто российский термин. На Западе в силу специфики внутренних процессов не существует, например, журнала входящих/исходящих документов, жестко заданных маршрутов движения документов внутри организации и т. д. – все это для западной культуры управления совершенно не характерно (задачи управления там решаются с помощью инструментария BPM, workflow, кейс-менеджмента и т. д.).

Во-вторых, на этом рынке представлены самые разнообразные игроки: с одной стороны, здесь работают российские разработчики СЭД, которые, в свою очередь, поставляют как системы только для автоматизации канцелярии, так и полноценные СЭД, включающие уже элементы ЕСМ; с другой стороны, здесь же работают российские партнеры западных вендоров ЕСМ-платформ, которые разрабатывают под них модули СЭД. Кроме того, в последнее время все более активно на рынок начинают приходить и сами вендоры ЕСМ-платформ непосредственно с готовыми конечными решениями. Третьей ключевой чертой российского ЕСМ-рынка является сравнительно слабый общий уровень проникновения ИТ в экономику, чем и определяется более низкий спрос на системы СЭД/ЕСМ в сравнении с Западом в целом. Однако с этим связана и подавляющая востребованность в ЕСМ именно СЭД-функционала, причем даже в крупном Enterprise-сегменте. Тем не менее правильнее все же будет называть получившийся рынок именно ЕСМ.

Другое дело, что единый, по сути, рынок, на котором в 80 – 90 % случаев при помощи различных инструментов автоматизируется организационно-распорядительная деятельность, довольно четко сегментируется по заказчикам. Как правило, заказчиками СЭД являются компании малого и среднего бизнеса (до 200 АРМ), соответственно, все, что выше, считается уже корпоративным сегментом. Типовыми заказчиками ЕСМ-платформ с СЭД-модулями, как правило, являются организации крупного бизнеса с числом автоматизируемых рабочих место в пределах 3 – 5 тыс. Тем не менее с обеих сторон встречаются исключения как в виде очень крупных проектов внедрений СЭД (несколько десятков тыс. АРМ), так и в виде сравнительно небольших внедрений ЕСМ (в сегменте 200 – 250 АРМ).