Есть ли преимущества у российских разработчиков СЭД?

"Целью этого раздела исследования была попытка выяснить, насколько российская специфика усложняет процесс внедрения западных ЕСМ-платформ, какой функционал их в итоге задействуется, каковы преимущества российских СЭД и есть ли в итоге принципиальная разница между..."

Преимущества российских разработчиков

К очевидным преимуществам российских разработчиков специализированных СЭД стоит отнести их изначальное соответствие отраслевой специфике (документооборот, вертикаль управления, параллельное существование бумаги), которая не только дает некоторые преимущества на рынке, но и зачастую очень сильно усложняет сами СЭД. «Исторически по целому ряду причин ситуация сложилась так, что СЭД является одним из тех сегментов ИТ-рынка, на котором довольно хорошо представлены российские разработчики. Этому способствовало то, что на заре формирования рынка формальные требования российских заказчиков к организации электронного документооборота отличались от возможностей, которые изначально предлагали западные вендоры в своих решениях. Российские разработчики занимают около половины отечественного рынка, даже несмотря на проведенную западными компаниями «работу над ошибками»: разработку российскими партнерами специализированных модулей ЕСМ-платформ, учитывающих специфику нашего рынка», – отмечает генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич.

«Основные преимущества – понимание отечественными вендорами потребностей российского бизнеса, наличие нужного базового функционала, возможности гибкой настройки платформ и при этом относительно низкие цены внедрения, содержания и развития наших систем. Внедрение ECM-системы требует от компании-потребителя перестройки и оптимизации бизнес-процессов, и это болезненный процесс. Отечественные решения позволяют действовать более плавно, с учетом специфики ведения бизнеса, зрелости сотрудников, приоритетов. Прикладная разработка и адаптация системы на российской платформе проходит быстрее и обходится дешевле, чем в случае с «затачиванием» под конкретные бизнес-цели западного продукта», – подтверждает слова коллеги директор по маркетингу компании «Директум» Василий Бабинцев.

«Если мы начнем сравнивать отечественные СЭД с ЕСМ, то зачастую они действительно намного сложнее. Российские системы должны поддерживать традиционные для нашей страны документационные процессы – делопроизводство – и, естественно, отражать корпоративную и отраслевую специфику. Однако самое сложное в том, что все это базируется на бумаге. Поэтому российские СЭД должны уметь работать не только с электронными документами, но точно так же обращаться и с бумажными со всеми вытекающими отсюда последствиями в виде печати, копирования, сканирования, учета копий, хранения и т. д. В результате отечественные СЭД становятся в 2 – 3 раза сложнее, чем просто системы электронного документооборота и управления контентом. Кроме того, до сих пор далеко не все руководители хотят или умеют работать в системах, поэтому отечественным СЭД необходимы функции замещения, а также перераспределения их функций между другими сотрудниками. То есть это примерно так же, как переписываться с человеком по электронной почте, у которого ее просто нет», – убеждена директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Иванова.

То, что в результате учета всей российской отраслевой специфики из СЭД получаются некие «многофункциональные монстры», подтверждается и со стороны разработчиков СЭД-модулей под ЕСМ-платформы. Об этом, в частности, говорит заместитель директора департамента информационных технологий, директор по разработке ПО КРОК Алексей Добровольский: «ECM-системы (например, EMC Documentum или IBM FileNet) чаще всего используются как технологические платформы для разработки специализированных модулей по документообороту, в то время как сложная программная надстройка российского партнера обеспечивает весь функционал организационно-распорядительного документооборота. Если же мы рассмотрим внедрения на Западе, то типовой проект, скажем, ЕМС Documentum, представляет собой простую настройку структуры хранилища (папки и атрибуты) и средств ввода бумажных документов в систему. У КРОК есть опыт внедрения весьма специфической системы судебного документооборота – в ней отсутствует ЕСМ, все хранится прямо в базе данных и прекрасно справляется с нагрузкой. Мы отказались от использования ЕСМ-платформы, потому что судебный документооборот очень сложный, это некая смесь управляющей, регламентирующей и учетной систем. Соответственно, ничего подобного в функционале западных систем нет, и быстрее это автоматизировать, разработав с нуля собственную систему. На Западе же все намного проще. В большинстве стран Европы, например, не устанавливаются сроки рассмотрения дел, этот вопрос находится в сфере компетенций судьи, – никому не нужна дополнительная система, с помощью которой кто-то еще будет контролировать сроки заседаний, рассмотрения дел и т. д. И так во всех сферах. Нигде в мире вы больше не найдете таких функциональных «монстров», какие создаются для российских заказчиков».

Алексей Добровольский также убежден, что, несмотря на то, что каждый зарубежный вендор пытается перейти от уровня ЕСМ-платформы к поставкам конечных решений, к примеру, собственной надстройки по документообороту, к сожалению, они практически неприменимы в России. В итоге ЕСМ-вендоры обижаются, а интеграторы разрабатывают собственные модули СЭД, на что уходит очень много времени и средств. По словам г-на Добровольского, только специалистам КРОК потребовалось более десяти лет для разработки полноценного многофункционального СЭД-модуля корпоративного класса под EMC Documentum, не говоря уже о масштабах инвестиций. В итоге КРОК первым в России сертифицировал свое решение «Корпоративная система электронного документооборота» на статус EMC Certified, которое было включено в каталог решений EMC Certified Solution Catalog. Система состоит из нескольких модулей: делопроизводство, финансовый документооборот, обработка финансовой «первички», обмен документами в холдинговых структурах, поддержка децентрализованной системы. В настоящее время КРОК работает и над модулем автоматизации технического документооборота.

«Отечественные разработчики знают все тонкости и особенности работы с документами в российских организациях. К примеру, четкая вертикальная структура управления, соблюдение функциональной подчиненности – западные вендоры про это ничего не знают и очень удивляются, когда мы об этом у них спрашиваем. Там все решается много проще: можно просто дать задание коллеге. У нас же ситуацию, когда линейный руководитель одного подразделения может выдать задание линейному руководителю другого подразделения, трудно себе представить. Тем не менее сегодня об этих «функциональных колодцах» уже прекрасно осведомлены и российские разработчики СЭД, и российские же разработчики СЭД-модулей для западных ЕСМ-платформ. Преимущество западных разработчиков ЕСМ – более глубокая платформенная проработка. То есть российский рынок СЭД возник из узкоспециализированных систем учета бумажных документов, которые плохо масштабируются, на Западе же изначально создавались расширяемые и хорошо кастомизированные ЕСМ-решения (под западную модель управления). Мы решили встать где-то посередине, взяв хорошую промышленную ЕСМ-платформу (IBM Lotus/Notes, IBM FileNet, Alfresco) и надстроив на нее функциональность СЭД, в максимальной степени учитывающую российскую специфику», – подтверждает главный ЕСМ-архитектор «Логики бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон.

«Сегодня промышленные ЕСМ-системы (не хочу пользоваться термином «западные») имеют огромное количество пользователей, обрабатывают колоссальные объемы документов и имеют недоступные нам инвестиции в свое развитие. Поэтому, когда они приходят к нам, они значительно более отлажены, надежны и стабильны, чем почти любая отечественная разработка. Сказанное, однако, не следует понимать, что достаточно приобрести промышленную ЕСМ-систему, – без профессионально подготовленной команды за проект можно не браться. Эпоха ЕСМ в России началась в 1994 году, когда мы познакомились с системой PC DOCS – первой на нашем рынке и одной из лучших в мире систем класса EDMS. Сейчас, после нескольких изменений названий и смены владельца, она включена в портфолио OpenText под названием eDocs DM. Понятно, что это не основная система линейки OpenText для решения задач корпоративного управления контентом. Она упомянута тут потому, что дает возможность увидеть прогресс в нашей отрасли за последние 20 лет. В принципе, система позволяла, казалось бы, немного. Создать документ с использованием Microsoft Office, сделать к нему регистрационную карточку, переходить от карточки к контенту, вести версии, историю, права, ну и еще кое-что полезное. Это то, что называется сейчас базовыми или фундаментальными функциями управления документами. Не прошло и двадцати лет, как это появилось у российских СЭД, и то далеко не у всех. А те разработчики СЭД, у которых это есть, считают это своим большим достижением», – убежден директор по развитию бизнеса TerraLink в России Александр Бейдер.

 

Функциональный рост российских СЭД

Тем не менее российские СЭД все же постепенно начинают «выходить из коротких штанишек», наращивая функционал и возможности по автоматизации других предметных областей, выходящих за рамки чистой канцелярии, следуя, таким образом, изменениям потребностей своих заказчиков и зачастую уже начиная замещать системы ЕСМ-класса в качестве основы для местной ИТ-инфраструктуры. В частности, на это просит обратить внимание генеральный директор компании «ДоксВижн» Владимир Андреев: «Конечно, у западных ЕСМ-платформ есть несколько ключевых преимуществ: способность к масштабированию, гетерогенность, хорошая функциональность с инфраструктурной точки зрения (готовые шлюзы к ERP-системам и т. д.). И как инфраструктура хранения файлов для очень крупной компании, наверное, именно они предпочтительнее. Но если не воспринимать это как единственную цель, то сразу же возникают вопросы трудоемкости, стоимости разработки и кастомизации. Поэтому сегодня российские СЭД начинают постепенно замещать ЕСМ. К примеру, Docsvision уже используется в некоторых очень крупных организациях как базовая инфраструктура. Фактически мы предоставляем весь базовый функционал для создания базовой ЕСМ-инфраструктуры: хранение файлов, поиск, управление метаданными, управление процессами, интеграция с capture и т. д. – это у нас все есть. Но наше преимущество заключается не в этом, а в конечной функциональности, более богатом наборе сервисов, близости техподдержки и более низкой стоимости».

«Уже сегодня Directum позволяет организовать управление корпоративным контентом на всех стадиях жизненного цикла: от создания в системе или захвата с внешних носителей до физического удаления или перевода контента на долговременное архивное хранение (с возможностью возврата). Тем самым ECM-система стремится занять центр ИТ-инфраструктуры и влияет на повышение уровня зрелости предприятия в области управления информацией. Помимо общих, инфраструктурных, Directum решает и конкретные прикладные задачи, для чего существует широкий набор бизнес-решений, основанных на подготовленном функционале и уже включающих в свой состав услуги бизнес-консалтинга внедрения. В числе наиболее востребованных из них можно выделить: «Управление договорами», «Финансовый архив», «Согласование счетов на оплату», «Электронный архив документов дня для банков», «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». Все это позволяет позиционировать Directum именно как ECM-платформу, на базе которой строится система электронного документооборота и управления взаимодействием предприятия-заказчика. Ближайшие планы – это активное развитие в рамках долгосрочной стратегии Extra ECM по четырем основным направлениям: межкорпоративное взаимодействие и обмен юридически значимыми документами (Extra Corporation), развитие вариантов доступа к системе и интеграционных механизмов (Extra Access), расширение спектра решаемых бизнес-задач за пределами классического делопроизводства (Extra Business Task), упрощение работы пользователей, социализация и геймификация (Extra User)», – вторит коллеге директор по маркетингу компании «Директум» Василий Бабинцев.

Явление постепенного функционального роста и расширения российских СЭД отмечается и со стороны ЕСМ-вендоров. В частности, руководитель направления IIG EMC (Information Intelligence Group) в России и странах СНГ Вячеслав Кадников убежден, что весь вопрос сводится к тому, с какой позиции изначально стартует сам вендор: либо с позиции наличия промышленной ЕСМ-платформы, в рамках которой можно выделять какие-то специфические для страны решения (как это и произошло в России с электронным документооборотом), либо, наоборот, с необходимости автоматизировать довольно узкую предметную область. В этом случае вендор, видя новые задачи, которые возникают на рынке или ставятся заказчиками, пытается расширять изначальный функционал, что и происходит сегодня с российскими разработчиками СЭД. «С нашей точки зрения, безусловно, первый подход выгоднее как для клиента, так и для самого вендора, тем не менее расширение функциональности в рамках СЭД-платформ на российском рынке сегодня является объективной реальностью и способом выживания в условиях жесткой конкуренции», – отмечает г-н Кадников.

В то же время, по его словам, в рамках использования ЕСМ-стратегии более конкурентоспособными становятся, прежде всего, клиенты EMC Documentum – за счет возможности наращивания функционала без докупки дополнительных систем, без масштабного изменения в коде решения, без «подпорок» под платформу, за счет способности закрыть какие-то смежные области и т. д. Безусловно, все это является существенным преимуществом, особенно для крупных клиентов. Причем Вячеслав Кадников уверен, что речь идет в этом случае не столько о финансовой выгоде, сколько об отсутствии рисков для основных бизнес-процессов. Зачастую какие-то новые задачи для ЕСМ возникают на ходу – у EMC Documentum есть примеры на мировом рынке, когда от постановки задачи до ее реализации в ЕСМ-системе проходила неделя. Поэтому одним из своих преимуществ в компании видят именно быстроту адаптации своих инструментов под требования бизнеса, что для российского рынка сегодня является особенно актуальным.

«В России, как, впрочем, и во многих других странах Европы, безусловно, существуют поставщики, занимающие определенные нишевые позиции на рынке, которые предлагают выверенные решения по выгодным ценам, соответствующие специфическим требованиям, если говорить о СЭД-решениях. Такая ситуация прослеживается не только относительно поставщиков, предоставляющих решения по управлению корпоративной информацией, но также и относительно поставщиков других решений, например, решений в области планирования ресурсов предприятия (ERP). Несмотря на это, предприятия постепенно приходят к выбору поставщика, который бы предлагал более широкий спектр решений на уровне всего предприятия. Мы рассматриваем этот подход в качестве преимущества для нашей компании. Разрабатывая программное обеспечение для управления корпоративной информацией всего предприятия (EIM – Enterprise Information Management), OpenText предоставляет своим заказчикам предельно широкий программный пакет, подходящий для решения самых разнообразных задач», – также убежден региональный директор OpenText по продажам в странах СНГ Ханс-Йoрг Кельбль.

Г-н Кельбль также отмечает, что важным преимуществом в случае внедрения ЕСМ-решения на уровне всего предприятия является то, что заказчики OpenText могут самостоятельно решить, с чего начать и какой путь выбрать дальше. По его словам, можно начать с архивирования и управления финансовыми документами, которые должны быть полностью интегрированы в процессы (к примеру, ERP-системы SAP), а затем принять решение относительно автоматизации дальнейших процессов, таких как управление договорами или счетами и т. д. Одним из процессов может быть также объединение внутренних и внешних коммуникаций компании и документационное обеспечение этих процессов. В целом Ханс-Йoрг Кельбль заключает, что в OpenText готовы предложить заказчикам различных отраслей наиболее подходящие именно для их целей и задач решения.

 

Выводы

Таким образом, российские системы электронного документооборота в ходе своей эволюции все дальше и дальше начинают выходить за границы автоматизации канцелярии. В большинстве российских СЭД уже есть масштабируемое хранение документов, движки Workflow и набор клиентских приложений (для мобильных устройств, таких как Apple iPad, WEB-клиенты и т. д.). В сухом остатке преимущества российских СЭД заключаются в оптимальном функционале, учитывающем такое специфически российское явление, как документооборот и вертикаль управления (при внедрении ЕСМ-платформ в России в 80 – 90 % случаев автоматизируется лишь ДОУ), а также более низкой стоимости. На стороне ЕСМ – масштабируемость, функциональная универсальность (полноценная платформа для разработки приложений), способность быть основой для создания ИТ-инфраструктуры предприятия и принадлежность к определенному технологическому стеку, собственные гетерогенные механизмы встраивания в любой ИТ-ландшафт.

Однако информационные системы не внедряются сами по себе, в каждый момент времени их приходится вписывать в ИТ-ландшафт конкретного предприятия. И если брать ЕСМ-систему соответствующего технологического стека (IBM Lotus и FileNet, EMC Documentum, SAP с OpenText, Microsoft SharePoint, Oracle UMC и т. д.), в уже имеющийся ИТ-ландшафт она впишется много лучше, более органично и естественно, чем российские СЭД, которые не чем иным, как просто СЭД, не являются. Тем не менее на рынке малых и средних предприятий это не выглядит какой-то особой проблемой, что и объясняет, что именно в этом сегменте СЭД получили более широкое распространение, как, впрочем, и из-за своей большей доступности по сравнению с промышленными ЕСМ-платформами. При этом в отдельных случаях они используются и как основа ИТ-инфраструктуры крупных предприятия, замещая ЕСМ.