Оценка эффективности СЭД/ЕСМ

Подсчет экономической эффективности внедрения СЭД/ЕСМ является крайне непростым вопросом для российских заказчиков и зачастую сводится к теме экономии расходных материалов. Тем не менее экономический эффект становится много проще подсчитать, если внедренная система напрямую влияет на оптимизацию и ускорение основных бизнес-процессов. И здесь речь заходит уже не о простом экономическом обосновании внедрения проекта, а о реальном повышении эффективности бизнеса – за счет оптимизации самих процедур

Для начала следует привести немного статистики. По словам генерального директора «ABBYY Россия» Григория Липича, примерно половина российских заказчиков, согласно результатам последнего исследования DOCFLOW-2013, вообще не подсчитывают экономический эффект от внедрения. Тем не менее это может служить и положительным фактором, – в частности, г-н Липич допускает, что для респондентов, ответившим таким образом, имеется очевидная выгода от изменения подходов к работе тех бизнес-процессов, которые ранее работали без системы электронного документооборота или ЕСМ. Соответственно, те заказчики, для которых такая выгода кажется не вполне очевидной, сразу же начинают планировать действия, направленные на анализ эффективности вложений. Так, по словам Григория Липича, 30 % таких респондентов DOCFLOW-2013 говорят об ожидаемом уровне эффективности внедрения, а 5 % утверждают, что эффективность оказалась даже выше ожидаемой.

«Если говорить непосредственно о методиках расчета эффективности, то учитываются факторы прямой денежной и временной экономии от произошедших изменений и повышения эффективности бизнес-процессов, а также неденежные факторы: изменение скорости реакции по типичному бизнес-процессу, увеличение числа заказов, обрабатываемых компанией в единицу времени, и т. д. То есть организация определяет для себя, что для нее важнее, – к примеру, повышение скорости согласования договора. Соответственно, те компании, которые подсчитывают время окупаемости системы, стараются найти как можно больше подобных прямых денежных и неденежных факторов путем просчета стоимости процесса до и после внедрения СЭД. На Западе это делают чаще, и, так называемые, оценки ROI являются довольно стандартной процедурой», – комментирует генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич.

 

Генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич

Генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич

 

«Этот вопрос действительно очень непростой. Для адекватной оценки экономического эффекта, необходимо учитывать множество различенных факторов работы, например, время работы с документами нескольких типовых категорий (формирование, обработка, исполнение), стоимость сопровождения и/или технической поддержки СЭД, затраты на обслуживание СВТ (на которых эксплуатируется СЭД, а также используемые вычислительные ресурсы), удельное снижение расхода бумаги и картриджей печатающих устройств. Это только лишь те факторы, которые приходят в голову навскидку. На самом деле для оценки экономического эффекта их должно быть гораздо больше, затем их потребуется еще и нормализовать, т. е. каким-то образом оценить через стоимостной эквивалент. Ну а потом накопить статистику, и тогда уже все будет более-менее просто: экономический эффект можно будет оценить через удельное снижение затрат на обработку типового документа (или на документы каждого из выделенных типовых категорий)», – отмечает руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов.

 

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов

 

По мнению директора по развитию бизнеса TerraLink в России Александра Бейдера, такая ситуация связана с тем, что организационно-распорядительная деятельность (ОРД) сама по себе не участвует в цепочке создания добавленной стоимости. Прямого влияния на выпуск продукции она также не оказывает, поэтому ее экономическую эффективность с точки зрения бизнеса предприятия подсчитать очень сложно. «Какие здесь могут быть подходы к оценке? Конечно, просто исходить из стоимости сэкономленной бумаги, это смешно. А вот экономия площадей хранения бумажных архивов, экономия времени сотрудников, которые теперь не ходят со своими служебными записками с этажа на этаж, эффект от минимизации времени принятия решений в территориально-распределенных компаниях, – это уже более реальный вклад в экономию затрат на управление», – отмечает Александр Бейдер.

 

Директор по развитию бизнеса TerraLink в России Александр Бейдер

Директор по развитию бизнеса TerraLink в России Александр Бейдер

 

При этом нужно помнить, что в России во многих крупных организациях объем документооборота настолько велик, что для них именно СЭД является основным средством производства. Существует множество структур, которые ничем иным, кроме как документооборотом, не занимаются, – к примеру, госорганы или центральные аппараты госкомпаний. Изменение эффективности их работы после внедрения СЭД отследить сложно, но уже сам факт того, что компании, внедрившие такие системы, справляются с возрастающим документооборотом, говорит о многом. Так, директор департамента информационных технологий, директор по разработке ПО КРОК Алексей Добровольский приводит в качестве примера автоматизацию деятельности правительства Пермского края: «Заказчик сам провел серьезное исследование эффективности использования системы электронного документооборота. По результатам исследования, стало очевидно, что, несмотря на увеличение количества документов, число сотрудников, вовлеченных в процесс согласования, сократилось. Это один из немногих проектов, который успел пройти еще и фазу оптимизации процессов».

 

Заместитель директора департамента информационных технологий, директор по разработке ПО КРОК Алексей Добровольский

Заместитель директора департамента информационных технологий, директор по разработке ПО КРОК Алексей Добровольский

 

«Подсчитать эффективность внедрения ЕСМ можно – через экономию средств на бумагу и обслуживание принтеров. Если говорить более серьезно, то экономический эффект от внедрения СЭД проявляется не только в прямой экономии материалов и других ресурсов, но и в оптимизации самих процедур работы с документами: сокращение сроков согласования, уменьшение числа ошибок в процедурах обработки документов, исключение потерь информации и т. д.», – добавляет главный ЕСМ-архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон.

 

Главный ЕСМ-архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон

Главный ЕСМ-архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон

 

«Конечно, эффект от инвестиций в СЭД напрямую связан с экономией средств на материалы и оплату рабочего времени сотрудников компании, затрачиваемого на работу с документами, работа с которыми будет переведена в СЭД. При этом сокращение времени на обработку документов (согласование, сбор подписей) позволяет высвободить время сотрудников, за счет этого повышается производительность труда, что, в свою очередь, должно благоприятно влиять на прибыль компании в целом. Мы проводили оценки эффективности внедрения ЭЦП в рамках СЭД, и результат оказался положительным. Реальная экономия на бумаге составила 300 тыс. рублей в год, экономия за счет снижения затрат на повторный сбор подписей (оценивалось время, затрачиваемое сотрудниками на эти операции) – около 6 млн рублей в год», – отмечает начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков.

 

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков

 

Соответственно, достигаемый экономический эффект напрямую связан с масштабом операционной деятельности компании. Так, по словам заместителя директора департамента информационных технологий, директора по разработке ПО КРОК Алексея Добровольского, в «Росатоме» КРОК внедрил Единую отраслевую систему электронного документооборота (ЕОСДО) собственной разработки на базе EMC Documentum. Цель этого масштабного проекта с автоматизацией деятельности около 30 тыс. сотрудников заключалась в упрощении процессов создания, согласования и контроля прохождения документов. Руководящий состав корпорации получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии за счет перехода на безбумажный документооборот и сквозной контроль. На тот момент, когда в системе работало 10 тысяч человек, в «Росатоме» подсчитали, что за счет повышения общей продуктивности работы экономический эффект от внедрения ЕОСДО на каждого сотрудника составил 144 тыс. рублей в год, и только по центральному офису за 2011 год благодаря системе удалось сэкономить 172 млн рублей. 

Подсчеты эффективности внедрения классических СЭД в большинстве случаев основаны на высвобождаемом времени сотрудников, которое раньше тратилось на бумажные операции или поиск разрозненной информации в архивах для подготовки ответов на запросы из контролирующих органов и т. д. К примеру, в одной из российских телекоммуникационных компаний за счет внедрения СЭД среднее время подготовки ответа в Россвязьнадзор на какие-то сложные специфические запросы сократилось с месяца до трех дней. То есть трудовые ресурсы и время сотрудников при внедрении СЭД высвобождаются неизбежно. А вот вопрос, что с этим высвобожденным временем будет дальше, при подсчете экономической эффективности внедрения таких систем является ключевым.

«Как правило, в этом случае эффективность считается просто: берется средняя зарплата сотрудника и умножается на количество высвобожденных часов, что и преподносится как экономический эффект (если этих сотрудников сократить). Кто-то избегает сокращения штата, говоря, что сотрудники перенаправляются для участия в основной деятельности, – соответственно, подсчитывается, сколько конечного продукта за это высвобожденное время было произведено. То есть здесь уже вопрос подходов, что делать с высвобождаемым ресурсом за счет сокращения рутинных процедур и более быстрого поиска информации и доступа к ней. Возможно, еще одним фактором может стать сокращение складских площадей, что очень любят обсчитывать на Западе. В принципе, это могло бы иметь какую-то актуальность и для Москвы, но на практике это мало кто принимает в расчет», – рассказывает руководитель направления IIG EMC (Information Intelligence Group) в России и странах СНГ Вячеслав Кадников.

 

Руководитель направления IIG EMC (Information Intelligence Group) в России и странах СНГ Вячеслав Кадников

Руководитель направления IIG EMC (Information Intelligence Group) в России и странах СНГ Вячеслав Кадников

 

По словам директора по развитию бизнеса TerraLink в России Александра Бейдера, намного легче становится подсчитать экономическую эффективность для СЭД, которые непосредственно поддерживают производство. К примеру, автоматизацию подготовки проектно-конструкторской документации, поддержку оборудования и ремонта, финансовый документооборот, согласование договоров, базы знаний консалтинговых компаний или юридических агентств и т. д. То есть то, что не только сильно экономит время сотрудников и снижает себестоимость корпоративных процессов, но и резко повышает общую конкурентоспособность компании. В этом контексте, по словам г-на Бейдера, более понятным становится утверждение, что все успешные проекты внедрений СЭД начинаются с финансового документооборота. Потому что внедрение систем учета первичной финансовой документации дает очень заметный эффект – позволяет высвободить время квалифицированных бухгалтеров, обеспечив первичный ввод данных силами сотрудников группы сканирования. И такие фундаментальные сдвиги у заказчиков TerraLink уже происходят, – по результатам проекта они отчетливо видят, сколько они высвободили таким образом сотрудников в условном и абсолютном значениях.

«На одной из конференций по ЭДО представитель X5 Retail Group сказал, что перед внедрением межкорпоративного электронного документооборота они сознательно не стали делать расчет прогнозируемого эффекта – просто все и так понимали, что это лучшая практика, которая высвобождает сотрудников, ресурсы и т. д. Очевидный положительный экономический эффект приносит создание единых центров финансового обслуживания, когда в корпоративный центр выносят фабрики бухгалтерского учета, все процессы по HR, межкорпоративный документооборот, электронные счета-фактуры и т. д. Все это невозможно без применения промышленных ЕСМ-систем. По этому пути идут все крупные географически распределенные компании, имеющие холдинговую структуру. К такому же сценарию можно отнести централизацию работы проектно-конструкторских групп за счет применения систем поддержки процессов проектирования и хранения проектной документации», – отмечает Александр Бейдер.

«Эффективность внедрения системы намного легче подсчитать, если она вовлекается в какой-то основной бизнес-процесс. К примеру, повышение скорости принятия решения по кредиту или открытию клиентского счета за счет сокращения времени сбора и согласования пакета представленных документов, удобство рассмотрения и анализа и т. д.», – согласен с коллегой руководитель направления IIG EMC (Information Intelligence Group) в России и странах СНГ Вячеслав Кадников.

В то же время региональный директор по продажам в странах СНГ OpenText Ханс-Йoрг Кёльбль отмечает, что для подсчета экономической выгоды от внедрения ЕСМ необходимо использование правильных критериев оценки. В качестве примера он приводит страховую компанию, в которой решение от OpenText смогло помочь заказчику эффективно организовать работу. Страховая компания ежемесячно отправляла счета своим клиентам и получала большое количество обратных запросов по ним. Исследование показало, что запросы поступали по большей части от клиентов определенной возрастной группы. Внедрение ECM-решения помогло связать информацию из разных подразделений и систем так, что для клиентов различных возрастных групп могли создаваться индивидуальные счета, в которых, например, автоматически подбирался размер шрифта. Это помогло значительно сократить количество обратных запросов и таким образом сократить расходы по их обработке.

«Какие можно сделать выводы? Изолированная система CRM позволяет провести анализ только в определенной степени. Объединение и эффективный доступ к важной информации в рамках всей компании позволяет сокращать затраты и повышать прибыль, конечно же, в зависимости от соответствующего процесса, в котором применяется то или иное решение. Подобное решение однозначно поддается анализу и подсчету экономической выгоды. Каждое предприятие рано или поздно сталкивается с необходимостью «состыковки» систем в рамках всей компании для реализации эффективного использования информации», – уверен Ханс-Йoрг Кёльбль.

 

Региональный директор по продажам в странах СНГ компании OpenText Ханс-Йoрг Кёльбль

Региональный директор по продажам в странах СНГ компании OpenText Ханс-Йoрг Кёльбль

 

«Традиционно под эффективностью внедрения СЭД принято считать сокращение затрат на материальные ресурсы – бумагу, расходные материалы и оргтехнику, а также на транспортировку и хранение бумажной документации, обслуживание архивов. Подсчитать экономический эффект в этом случае несложно – существует множество методик и критериев оценки. Нередко используются методики расчета эффективности, связанные с оценкой того, насколько СЭД влияет на минимизацию рисков – рыночных, финансовых, правовых и операционных. Однако в последнее время происходит все большее смещение фокуса СЭД с задач экономии и соответствия требованиям внешнего и внутреннего регулирования на достижение осязаемых бизнес-результатов. На мой взгляд, одно из лучших определений эффективности дает Стивен Кови, который считает ее функцией двух элементов: полученного результата и ресурсов и средств, позволяющих его получить. СЭД можно смело отнести к тем ресурсам, от инвестиций в которые следует ожидать реальной финансовой отдачи: корпоративный контент является центральной компонентой многих деловых процессов предприятия, правильное его использование и управление им непосредственно способствуют достижению бизнес-результатов», – подтверждает генеральный директор «ИнтерТраст» Андрей Линев.

 

Генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев

Генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев

 

Выводы

Отсутствие оценок экономической эффективности внедрения СЭД/ЕСМ в организации может и не носить негативного оттенка, – напротив, свидетельствовать о том, что положительный эффект от внедрения понимается руководством на интуитивном уровне и не требует формализации. Ключевым вопросом в этом случае становится способ утилизации высвобожденного рабочего времени сотрудников, которое ранее тратилось на рутинные бумажные операции. Их можно просто уволить, подсчитав снижение потенциальных операционных расходов, исходя из средней зарплаты сотрудников и количества высвобожденных часов, но можно перенаправить и на другие направления основной деятельности. Соответственно, в этом случае уже подсчитываются потенциальные дополнительные доходы за счет изменения скорости реакции по типичному бизнес-процессу и повышение объемов произведенной продукции/оказанных услуг за высвобожденное время. По сравнению с повышением эффективности и прозрачности внутренних процессов в организации после внедрения СЭД/ЕСМ простая экономия на бумаге становится малозначимой величиной, хотя в условиях крупных территориально-распределенных организаций и приобретает значительные масштабы.

Соответственно, намного проще становится подсчитать экономический эффект от внедрения СЭД, когда они непосредственно поддерживают основной вид деятельности предприятия: производство, проектно-конструкторскую деятельность, финансовый документооборот, согласование договоров, базы знаний консалтинговых компаний или юридических агентств и т. д. В этом случае принципиально важным становится интеграция СЭД/ЕСМ-решений с другими корпоративными информационными системами – только в связке с ними достигается синергетический эффект от правильного использования корпоративного контента.