Мобильный доступ к ЕСМ – тренд или необходимость?

Появившись всего лишь несколько лет назад, мобильные решения превратились во вполне самостоятельный сегмент рынка. И вопрос мобильного доступа к СЭД/ЕСМ-решениям уже не вызывает недоумения ни у разработчиков, ни у пользователей. Возможности современных смартфонов и планшетов позволяют просматривать документы (согласовывать, комментировать и т. д.), для более серьезной работы и создания документов более подходящими являются уже нетбуки/ноутбуки.

По результатам последнего исследования DOCFLOW-2013, мобильный доступ к СЭД предоставляют 55 % компаний и еще 20 % планируют его внедрить. То есть примерно три четверти заказчиков, по словам генерального директора «ABBYY Россия» Григория Липича, видят в этом важный способ повышения эффективности работы своих сотрудников. Одновременно с этим сейчас практически все разработчики предоставляют такие возможности. И хотя, по словам г-на Липича, сценарии работы на мобильных устройствах могут быть не очень удобными для создания большого объема контента, но если речь идет о согласовании, визировании, комментировании, ознакомлении с документами, то возможностей современных смартфонов и планшетов для этого вполне достаточно.

Участники рынка действительно отмечают смену парадигмы использования мобильных решений, которые становятся уже массовым явлением в организациях. Еще 2 – 3 года назад господствовала идея, что стационарный компьютер на рабочем месте заменить невозможно (большой экран, удобная клавиатура, высокая производительность), при этом мобильными устройствами в работе пользовался очень небольшой круг людей – в основном топ-менеджмент, который, как правило, всегда является самым подвижным типом сотрудников в организации. Именно для этой категории пользователей на первом этапе и создавались мобильные приложения к СЭД (работа на совещании, в машине или в командировке). «Повторю еще раз: мобильное устройство не рассматривалось как замена стационарному компьютеру. С этой идеей мы и создавали свою линейку первых программных продуктов iDocs, своеобразных расширителей стационарных рабочих мест в системе для того, чтобы сделать их немного более мобильными. Однако в процессе эксплуатации заказчики стали требовать включения в мобильные решения привычных им функций и возможностей стационарных рабочих мест в СЭД. В результате сегодня функционал мобильного АРМ практически полностью приблизился по своей полноте к стационарным местам. То есть планшеты стали заменять собой стационарные компьютеры не только с точки зрения производительности «железа», но и по сути. Линейку мобильных приложений iDocs мы позиционируем как рабочий инструмент не только топ-менеджмента, как было изначально, но и для управленцев среднего звена, линейных руководителей», – рассказывает генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев.

Действительно, уже сегодня мобильные ECM-решения востребованы разными профилями сотрудников. Если топ-менеджеры за счет мобильного доступа к корпоративной информации с планшета в специализированном интерфейсе могут оперативно осуществлять просмотр, согласование и утверждение документов, то для более серьезной работы требуется и другой тип мобильного устройства. На это, в частности, обращает внимание директор по маркетингу компании «ДИРЕКТУМ» Василий Бабинцев: «Удаленный доступ в систему может потребоваться также рядовым специалистам, часто бывающим в командировках или работающим вне офиса, которым нужно пользоваться всем функционалом ECM, то есть не только просматривать, но и редактировать документы, стартовать и выполнять задачи, работать со справочниками и иными сущностями. Им оптимально использовать ноутбук как основной гаджет. На ноутбуке удобно использовать «тонкий» веб-клиент с поддержкой основных сценариев работы и без потери мобильности».

«Первое мобильное решение компания «ИнтерТраст» реализовала еще 10 лет назад, когда на российском рынке появились первые КПК, – продолжает тему мобильных устройств генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев. Начиналось все с простого решения – мы перенесли на мобильное устройство функции просмотра и согласования документов. Но тогда наше решение не было интересно заказчикам – мобильные устройства на протяжении многих лет всерьез не рассматривались в качестве инструмента для ведения бизнеса. Однако за последние 2 – 3 года мобильность выросла в отдельный сегмент рынка, и сегодня практически все поставщики предлагают такие решения. Среди топ-менеджмента сегодня стандартом де-факто является продукция Apple, но по мере распространения мобильных решений для СЭД на уровень линейных руководителей и менеджмента среднего уровня все большую популярность будут набирать более доступные устройства на Google Android. При этом Android представляется менее приоритетным из-за крайне разнообразных технических характеристик и особенностей реализации, что создает определенные проблемы для разработчиков тиражируемых решений. Однако это преодолимые трудности, что подтверждается в том числе и нашим собственным опытом разработки приложения aDocs под Android».

Развивая тему, генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич отмечает, что вполне естественно, когда мобильный доступ, все глубже проникая в ИТ-ландшафт организаций, становится необходимым при удаленной работе пользователей в других информационных системах организации, а не только в СЭД (защищенная корпоративная почта, финансово-учетные системы, системы управления проектами). Поэтому, по его мнению, на рынке уже сегодня имеется спрос на разнообразные dashboards или информационные панели, панели управления, которые бы давали информацию об основных показателях работы. Однако г-н Липич уверен, что все эти начинания имеют пока ряд ограничений, в основном сводящихся к удобству использования таких крайне специфических приложений на мобильных устройствах. Как правило, интерфейсы финансово-учетных систем сами по себе, даже на «толстых» клиентах, не всегда понятны неподготовленному пользователю (хотя финансисты и бухгалтерия уже привыкли к ним). С другой стороны, в России не вполне еще решен вопрос с качественным мобильным интернет-доступом, и удобный мобильный клиент должен уметь еще и своевременно подкачивать данные, когда устройство обнаруживает высокую скорость соединения.

Между тем опросы заказчиков показывают, что ключевым аспектом выбора новых решений является именно простота их использования – если продукт не удобен для работы, то практически всегда его внедрение и использование будут просто саботированы сотрудниками. «Соответственно, если и мобильный клиент, который в теории должен повышать удобство работы, будет сложен и неудобен в использовании, то люди не почувствуют реальную выгоду и просто не будут им пользоваться. Поэтому мне кажется, что разработчикам СЭД в части удобства мобильных клиентов еще есть куда развиваться. Дело в том, что заказчики сегодня не готовы отдельно доплачивать за возможность мобильного доступа, считая это само собой разумеющимся. Более того, они ожидают от корпоративной системы такой же легкости и удобства использования, что и от обычных мобильных приложений, которые они сами установили и используют на смартфоне или планшете. Думаю, что запрос на более простые и удобные интерфейсы взаимодействия будет оказывать влияние и на «толстые» клиенты СЭД, а не только мобильные», – продолжает генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич.

Директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Иванова также отмечает, что к власти и руководству бизнеса сегодня приходит уже новое поколение людей, воспитанных на информационных технологиях поколения Facebook, обладающее своими критериями оценки ИТ-систем и жизни в целом. И они начинают предъявлять к мобильным клиентам действительно совершенно иные требования по интерфейсу, удобству и простоте использования, однако этим все далеко не ограничивается. «Казалось бы, что может изменить появление крошечного процента новых пользователей в системе (к примеру, 2 – 3 дополнительных «АРМ руководителей» для проекта в несколько тыс. рабочих мест)? Тем не менее это оказывает колоссальное влияние. И прежде всего, это изменение требований к контенту. Вдруг высшее руководство обнаружило, что в системе нет оцифрованных документов, а также аккумулирования внешнего контента, отражения в СЭД деятельности всех сотрудников и т. д. Отсюда к СЭД начинают предъявляться новые требования презентации и интерпретации данных, удобства интерфейса и проработанности дизайна решений, наличия аналитики, отчетности, геопривязки. Появляются и новые функциональные требования: коммуникации, контроля, личного расписания, заданий, поручений, приемной, мультимедиа и т. д. С другой стороны, совершенно на ином уровне встал и вопрос об обеспечении информационной безопасности при такой мобильной работе руководства», – отмечает г-жа Иванова.

«Я бы сказал, что клиенты пока не воспринимают мобильность как императив, прежде всего из-за трудностей с обеспечением безопасности. Специфика ведения российского бизнеса не предусматривает повсеместного использования мобильных клиентов. Пока это прерогатива топ-менеджеров, то есть речь идет о десятках, может быть, сотне мобильных рабочих мест в СЭД, но никак не о тысячах для рядовых сотрудников», – подтверждает главный ЕСМ-архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон.

Действительно, вопросы безопасности являются основными причинами, по которым в организациях отказываются от использования мобильных решений. Так, согласно результатам последнего опроса DOCFLOW-2013, четверть компаний вообще не планируют предоставлять своим сотрудникам мобильный доступ к СЭД, в основном именно из-за опасения утечек данных. «Мы не детализировали, на каком именно уровне в компании принимается данное решение, но, как правило, если консервативное руководство организации говорит жесткое «нет», это значит, что мобильного доступа к системе здесь не будет вообще ни у кого. Если же руководство достаточно прогрессивное, то обычно мобильный доступ с уровня топ-менеджмента постепенно распространяется и на нижестоящих сотрудников. То есть на рынке практически нет ситуаций, когда у руководителей предприятия мобильный доступ есть, а у линейного менеджмента нет. В этом случае теряется сам смысл идеи в повышении эффективности и оперативности работы», – отмечает генеральный директор «ABBYY Россия» Григорий Липич.

 

Выводы

Таким образом, возникнув как решения «с двумя кнопками» для несложной работы с документами за пределами стационарного рабочего места топ-менеджмента (просмотр, согласование, визирование, комментирование), мобильные приложения к СЭД/ЕСМ постепенно обрели практически весь функционал базовых десктопных версий, все чаще позиционируясь как массовый инструмент удаленной работы уже руководителей среднего звена. При этом наиболее важным фактором популярности мобильных приложений изначально было удобство их использования и дружелюбный интерфейс, что в последнее время постепенно становится и базовым требованием для стационарных рабочих мест в СЭД/ЕСМ. При этом приоритетная востребованность изначально первичных функций легкой работы с документами, не предусматривающих сценариев создания контента в больших объемах, сохраняется и сегодня, но обусловлено это уже ограниченными возможностями самого форм-фактора смартфонов и планшетов (другое дело, что в подавляющем числе случаев это вполне достаточно для управленческого процесса). Для более серьезной работы, создания документов и доступа к интерфейсно сложным корпоративным системам требуются уже нетбуки/ноутбуки.

 

В заключение раздела стоит привести мнения самих заказчиков о востребованности мобильного доступа в СЭД/ЕСМ, способах и эффектах от его использования, степени задействования в бизнес-процессах.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин: «Члены правительства Ростовской области, а также руководители областных органов исполнительной власти используют в работе с электронными документами программный сервис «Мобильный кабинет руководителя», устанавливаемый на планшетные компьютеры. Он обеспечивает возможность руководителю, находящемуся удаленно от своего рабочего места, работать на мобильном устройстве с документами, содержащимися в базе данных СЭД «ДЕЛО». Что, в свою очередь, позволяет повысить оперативность и качество работы руководителей с электронными документами, обеспечивает непрерывность управленческого процесса. В 2014 году использование «Мобильного кабинета руководителя» планируется распространить на всех глав муниципальных образований области, а также заместителей руководителей областных органов исполнительной власти».

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов: «Мобильный АРМ руководящего состава используется в процессах постановки задач, контроля исполнения документов и поручений, а также в процессах согласования и визирования».

Начальник отдела развития систем электронного документооборота Министерства информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых: «Мобильное приложение – единственное средство, которое может достаточно убедительно продемонстрировать достоинства электронного документооборота перед бумажным для руководителей, а их поддержка крайне важна. Речь идет не только о возможности ознакомиться с документом, находясь в любой точке мира, где есть Интернет, но и выполнить юридически значимые действия, подписать, согласовать, выдать поручение и т. д.».

Руководитель проектов электронного документооборота Промсвязьбанка Олег Старков: «Электронную подпись мы используем, как правило, в процессе обмена документами с клиентами, в том числе и с помощью мобильных устройств, которые используются руководителями банка в управленческих процессах рассмотрения и согласования документов».

Руководитель отдела информационных систем компании «Мир детства» Иван Кузнецов: «Мобильные решения для СЭД у нас используют руководители при согласовании внутренних документов».

CTO RBTH (Russia Beyond the Headlines) Илья Шиндялов: «Главное преимущество мобильности – это скорость. Мобильный телефон или планшет всегда с вами, работа не останавливается даже в выходные. И если совместить скорость работы с внутренними KPI сотрудников, получится очень эффективная связка».

Начальник отдела ГНИВЦ ФНС России Георгий Ломинашвили: «На данный момент мобильные решения СЭД у нас не используются».