Заказчики СЭД/ЕСМ: что внутри?

Мы уже выяснили наиболее значимые факторы, определяющие выбор заказчиками СЭД/ЕСМ. Этот материал также составлен по итогам опроса ИТ-директоров и руководителей служб ДОУ представителей государственных структур и бизнеса. Но цель его – выяснить, что происходит «внутри самих заказчиков», какие предметные области автоматизируются за пределами канцелярии и документооборота, причины сохранения бумаги, востребованность электронной подписи, а также вопросы организации процедур и сроки выбора СЭД/ЕСМ в компании (мобильный доступ был рассмотрен в отдельном материале). Для удобства восприятия мы снова сделали материал в формате круглого стола, приведя ответы спикеров без изменений.

1. Какие предметные области, помимо документооборота, автоматизированы сегодня СЭД/ЕСМ в вашей организации?

Начальник отдела ГНИВЦ ФНС России Георгий Ломинашвили: На данный момент СЭД у нас установлена на 1001 объекте и в системе работает более 100 тыс. пользователей. На этой же платформе реализован программный комплекс для оформления разрешительных документов на проход в ФНС. Кроме этого имеется интеграция СЭД с электронными сервисами на сайте www.nalog.ru в части получения обращений от налогоплательщиков с сайта или из сервиса «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц» и выгрузка из СЭД результатов рассмотрения жалоб на сервис «Узнать о жалобе».

 

Начальник отдела ГНИВЦ ФНС России Георгий Ломинашвили

Начальник отдела ГНИВЦ ФНС России Георгий Ломинашвили

 

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин: Сегодня весь документооборот между органами исполнительной власти и муниципальными образованиями ведется с использованием электронных документов в системе «ДЕЛО». Ежедневно в системе регистрируется от 2 до 3 тыс. электронных документов и 5 – 6 тыс. поручений. Кроме того, в электронном документообороте принимают участие Законодательное собрание Ростовской области, Ведомство по управлению государственной гражданской службой, Контрольно-счетная палата, Избирательная комиссия, Аппарат уполномоченного по правам человека в Ростовской области, Территориальный фонд обязательного медицинского страхования, органы местного самоуправления, включая все городские и сельские поселения области. В системе в настоящее время реально работают более 5 тыс. пользователей. В 2014 году планируется увеличение количества пользователей системы до 7 тыс. человек с предоставлением доступа к системе сотрудникам большинства подведомственных организаций и учреждений областных и муниципальных органов власти.

 

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин

 

Начальник отдела развития систем электронного документооборота Министерства информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых: На сегодняшний день у нас автоматизирован только документооборот, но в полном объеме, включая работу непосредственных исполнителей и руководителей разных уровней. Реализована работа с обращениями граждан, это, по сути, тот же документооборот, но традиционно эта работа ведется отдельно от классического делопроизводства и имеет некоторые особенности. И если пару лет назад, в условиях полного отсутствия электронных документов как явления, уже этого казалось много, то сегодня мы планируем расширение СЭД до уровня полноценной ЕСМ-системы. Это позволит включить в систему множество незадействованных на данный момент процессов. Если перечислить только несколько, то это работа с договорами, планирование и проведение совещаний, различные кадровые вопросы, оформление командировок и многое другое.

 

Начальник отдела развития систем электронного документооборота Министерства информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых

Начальник отдела развития систем электронного документооборота Министерства
информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых

 

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов: Если говорить о предметных областях, автоматизируемых СЭД/ЕСМ помимо канцелярии/документооборота, то это: контроль исполнения поручений; мобильный АРМ Руководящего состава; интеграция с МЭДО; распознавание электронных документов в графических форматах представления; элементы управления задачами; обеспечение проведения совещаний и мероприятий.

 

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов

 

Руководитель проектов электронного документооборота Промсвязьбанка Олег Старков: Если мы говорим о предметных областях, которые автоматизируются СЭД/ЕСМ, то наряду с документооборотом это еще и основные операционные процессы банка: обработка и хранение операционных документов дня; обработка и хранение клиентских досье; кредитный конвейер; открытие счетов.

 

Руководитель проектов электронного документооборота Промсвязьбанка Олег Старков

Руководитель проектов электронного документооборота Промсвязьбанка Олег Старков

 

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков: СЭД должна выходить за пределы автоматизации «канцелярских процессов», в рамки СЭД прекрасно «ложатся» такие процессы, как: обработка обращений граждан, включая претенциозную работу; учет и согласование хозяйственных договоров; обработка различного рода заявлений, требующих помимо простого workflow также и хранения различного рода приложенных к заявлениям документов, и т. д.

 

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков

 

CTO RBTH (Russia Beyond the Headlines) Илья Шиндялов: Все, что можно описать бизнес-процессом, можно автоматизировать СЭД/ЕСМ. Это может быть замена всех бумажных документов: согласование, утверждение, обмен данными со сторонними организациями и архивное хранение.

 

CTO RBTH (Russia Beyond the Headlines) Илья Шиндялов

CTO RBTH (Russia Beyond the Headlines) Илья Шиндялов

 

Директор АНО Многопрофильный научный просветительско-консультативный центр «Прагматика» Людмила Щербич: Пока мы не собираемся использовать СЭД нигде, кроме документооборота.

Тенгиз Хухашвили, заместитель генерального директора Computel: Уже давно пора сменить термин СЭД/ЕСМ. Просто общепонятийного документооборота как отдельной ниши даже существовать не должно. Уже непрофессионально ни заказывать, ни предлагать только то, что есть документооборот. Сейчас уже это разные элементы из ECM, CRM, BI, BPM... Редко кто умеет их оптимизировать для заказчика. Чему удивляться, если у нас полноценный рынок CRM еще не созрел и добротное его внедрение, а потом и полноценное пользование – большая редкость. Поэтому я расцениваю СЭД всего лишь как часть единой информационной системы предприятия, не имеющей права на существования без или вне других систем.

 

2. В чем, по-вашему, заключаются причины сохранения бумажного документооборота после внедрения СЭД/ЕСМ? Используете ли электронную подпись?

Начальник отдела ГНИВЦ ФНС России Георгий Ломинашвили: Часть документов (приказы, финансовые документы и т. д.) должны все-таки храниться в бумажном виде с «живыми» подписями, но доля документов в электронном виде неуклонно растет с каждым годом.

Электронная подпись используется только при подписании официальных документов. В личной переписке мы ее не используем. ЭП на мобильных устройствах использовать пока не планируем.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин: С 01.01.2014 вступило в действие распоряжение правительства Ростовской области от 05.11.2013 № 464 в части установления запрета на передачу документов между органами исполнительной власти и органами местного самоуправления Ростовской области на бумажном носителе, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Таким образом, по всем бизнес-процессам, используемым в органах власти Ростовской области, применяется единая схема прохождения электронных документов, от создания проекта до его регистрации, рассылки и направления на исполнение, снятия с контроля и списания в номенклатуру дел.

Все руководители органов исполнительной власти, их заместители, главы городов, районов и сельских поселений, а также ряд руководителей структурных подразделений используют электронную подпись при подписании документов.

Заместитель председателя правительства Камчатского края руководитель аппарата губернатора и правительства Камчатского края Алексей Войтов: Основной причиной сохранения ведомственного бумажного документооборота является нежелание сотрудников работать в СЭД. Кроме того, зачастую отсутствует понимание того, что СЭД должны быть детализированы и официально утверждены так же, как разрабатывавшиеся на протяжении многих лет нормативы ведения бумажного документооборота. При этом основной причиной сохранения межведомственного бумажного документооборота является отсутствие технологической совместимости программных продуктов СЭД различных производителей, что вызвано отсутствием единых стандартов электронного документооборота.

Что касается электронной подписи, то у нас она в СЭД используется, что является необходимым условием защиты электронного документа, и позволяет в большинстве случаев отказаться от дублирования на бумажном носителе. Кроме того, на протяжении последних нескольких лет для взаимодействия с Управлением федерального казначейства по Камчатскому краю (передача платежных документов) используется СЭД Управления федерального казначейства, для работы в которой также необходима ЭП.

Начальник отдела развития систем электронного документооборота Министерства информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых: Основные причины сохранения бумаги – нормативные. Во-первых, пока абсолютно не определен порядок архивного хранения электронных документов, что не позволяет создавать в электронном виде документы постоянного и длительного сроков хранения, например региональные нормативно-правовые акты. Во-вторых, есть документы, которые мы просто не имеем права требовать или создавать в электронном виде. К примеру, это – обращения граждан. Если гражданин предпочитает подать обращение в бумажном виде, мы не только обязаны его принять, но и ответить также на бумаге.

Что же касается электронной подписи, то она активно используется при переписке, все документы, выходящие за пределы органов власти и не дублируемые в бумаге, подписываются усиленной квалифицированной ЭП.

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов: Переход на полностью безбумажные технологии с применением СЭД в госструктурах затруднен несовершенством нормативной базы РФ в части юридической значимости ЭД и излишней бюрократизацией систем управления.

Руководитель проектов электронного документооборота Промсвязьбанка Олег Старков: В случае банковской отрасли сохранение бумажного документооборота внутри организации после внедрения СЭД, как правило, объясняется устаревшими требованиями законодательства.

Электронную подпись мы используем, как правило, в процессе обмена документами с клиентами, в том числе и с помощью мобильных устройств, которые используются и руководителями банка в управленческих процессах рассмотрения и согласования документов.

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков: Полноценный переход на безбумажный документооборот не возможен по вполне объективным причинам: несовершенство законодательства и отсутствие унификации технологий. При этом основным «тормозом», как ни странно, является государство, – ряд ведомств до настоящего момента требуют предоставления документов строго на бумажных носителях. В то же время госорганы требуют использование ЭЦП, реализованной на алгоритмах, сертифицированных ФСБ, однако использование подобных алгоритмов в рамках корпоративной СЭД зачастую неудобно и дорого. 

CTO RBTH (Russia Beyond the Headlines) Илья Шиндялов: Сохранение параллельного бумажного документооборота в большинстве случаев это только вопрос закостенелости и привычек людей работать так, как они всегда работали. Поэтому задача руководителей отделов и ИТ-отдела повышать эффективность и гибкость работы. Где эффективно работает эта связка, есть и успех.

Что касается вопросов электронной подписи, то любая СЭД предполагает средства аутентификации, но решений очень много, особенно если для компании требуется обеспечить юридически значимый электронный документооборот.

Руководитель отдела информационных систем компании «Мир детства» Иван Кузнецов: Сохранение бумажного документооборота – это вопрос времени. Проект внедрения СЭД – вечный, т. к. процессы меняются, появляются новые. При этом еще необходимо перенести устоявшиеся бумажные процессы, которые требуют реинжиниринга перед переводом их в СЭД. Кроме того, не следует списывать со счетов организационные и ментальные проблемы перехода от электронной визы к физическому визированию в аспекте внешних документов, к примеру, договоров.

Что касается электронной подписи, то в настоящий момент мы ее не используем.

Директор АНО Многопрофильный научный просветительско-консультативный центр «Прагматика» Людмила Щербич: Причины сохранения бумажного документооборота – в его простоте оформления, доступности, наглядности. Цифровой подписью пока не пользуемся, но о ней думаем.

 

3. Как организован процесс выбора СЭД/ЕСМ в вашей организации, как долго он продолжается?

Начальник отдела ГНИВЦ ФНС России Георгий Ломинашвили: В ФНС есть управление информатизации, которое и занимается этими вопросами. Был проведен анализ имеющихся на тот момент предложений на рынке, выбрано несколько вариантов и проведена небольшая опытная эксплуатация каждого из них. Весь процесс занял около полугода.

Руководитель дирекции по ИТ Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов: Выбор СЭД производится в пять стадий:

  1. Сбор и консолидация потребностей подразделений АЦ и руководства, обоснование технических требований, разработка технического задания, – 1 мес. (дирекция по информационным технологиям АЦ).
  2. Определение наиболее подходящих платформ для построения СЭД в привязке к основным требованиям и потребностям, изучение ТТХ платформ, сравнительный анализ, разработка постановки задачи на создание пилотных проектов СЭД на различных платформах, – 1 мес. (дирекция по информационным технологиям АЦ).
  3. Разработка, тестирование и оценка пилотных проектов СЭД, – 1 мес. (разработчики СЭД, дирекция по информационным технологиям АЦ, а также представители всех ключевых подразделений и руководства).
  4. Подготовка и проведение конкурных торгов на выполнение работ по созданию и внедрению СЭД в АЦ, – 2 мес. (отдел закупок и дирекция по ИТ).
  5. Выполнение работ по созданию и внедрению СЭД АЦ, – 6 мес. (внешний исполнитель по результатам конкурса).

 

CTO RBTH (Russia Beyond the Headlines) Илья Шиндялов: Проект внедрения СЭД ничем не отличается от других проектов ИТ. Должен быть бизнес-спонсор (обычно генеральный директор), проектный менеджер и проектная команда (сотрудники ИТ-отдела и/или внешние подрядчики) и бизнес-заказчик (руководители отделов, ставящие бизнес-требования к системе). Сроки подготовительной работы по выбору СЭД и внедрению очень сильно зависят от самой компании, насколько проработаны внутренние бизнес-процессы. В любом случае стоит говорить о нескольких месяцах.

Руководитель отдела информационных систем компании «Мир детства» Иван Кузнецов: К процессу выбора СЭД имеют отношение сотрудники отдела информационных систем совместно с руководством компании и лицами, имеющими опыт использования подобного продукта.

 

Выводы

Если говорить о предметных областях, которые сегодня автоматизируются с помощью СЭД/ЕСМ-решений, то, помимо документооборота и автоматизации канцелярии, они уже широко используются для автоматизации прочих операционных процессов, – к примеру, договорной деятельности или архивного хранения. Так, в банковской сфере это работа с претензиями и обращениями граждан, ведение клиентских досье, кредитный конвейер, открытие счетов и т. д. Для бизнес-заказчиков вообще характерна потребность в интеграции СЭД/ЕСМ с другими корпоративными информационными системами (ERP, CRM, HR и т. д.). Если говорить о государственных заказчиках, то типичной их особенностью является все же более глубокая ориентация именно на автоматизацию документооборота, который постепенно за счет территориальной распределенности и связывания в единое целое региональных и муниципальных органов власти, а в последнее время и администраций сельских поселений, приобретает очень большие масштабы. Тем не менее уже сегодня СЭД используются здесь и для автоматизации смежных областей: обращений граждан, предоставления электронных госуслуг, мобильного доступа и т. д. На пороге – их дальнейшее развитие и превращение уже в полноценные ЕСМ с автоматизацией договорной деятельности, планирования совещаний, кадрового документооборота, управления задачами, работа с электронными документами уже графических форматов представления и т. д.

Если говорить о причинах сохранения бумажного документооборота после внедрения СЭД/ЕСМ, то все спикеры единогласно отмечают четыре фактора: несовершенство законодательства (как в части юридической значимости электронных документов, так и в части невозможности их архивного хранения); отсутствие единых стандартов электронного документооборота и технологической совместимости между различными системами; необходимость хранения части документов строго в бумажном виде (нормативно-правовые акты, обращения граждан, финансовые документы и т. д.); нежелание сотрудников работать в СЭД в силу привычки или по иным причинам. При этом в тех российских регионах, где было принято волевое решение полностью перейти на электронный документооборот, практически все эти проблемы решаются, было бы желание первых лиц. Классический пример – Ростовская область, где обмен бумажными документами между чиновниками вообще запретили (за исключением тех случаев, когда это требует федеральное законодательство), по всем бизнес-процессам используется единая схема прохождения электронных документов (от создания проекта до его регистрации, рассылки и направления на исполнение, снятия с контроля и списания в номенклатуру дел), а электронную подпись имеет практически весь руководящий состав регионального, муниципального и поселкового уровней. В то же время следует подчеркнуть, что несовершенство нормативной базы по юридической значимости электронных документов вызывает естественное желание заказчиков использовать самый защищенный вид электронной подписи – квалифицированную усиленную ЭП, что в условиях бизнеса может быть крайне затратным.

Если же говорить о процессе выбора решений заказчиками, то для государственных структур он представляется более длительным и сложным (с тендерами, опытной эксплуатацией и т. д., процесс, как правило, продолжается от 6 до 12 мес.). В отличие от этого, у бизнес-заказчиков сами процессы выбора информационных систем в целом, а не только СЭД/ЕСМ, являются более стандартизированными, гибкими и привычными, но и здесь стоит говорить не менее чем о нескольких месяцах.