«Коробка» или проект

К преимуществам коробочных решений можно отнести их доступность, стандартную функциональность, простоту внедрения, предсказуемость и промышленную поддержку, что в целом должно свидетельствовать о зрелости ПО. В то же время если мы говорим о документообороте, то он, как правило, в каждой организации индивидуален, являясь в какой-то мере отражением столь же уникальной сложившейся модели управления. Поэтому коробочные решения СЭД/ЕСМ должны быть не только гибкими и с множеством настроек, но и максимально полными функционально. Пусть на первом этапе заказчик и не задействует весь потенциал, но зато впоследствии ему не придется заказывать дорогую доработку. В то же время при необходимости автоматизации каких-то сложных или уникальных бизнес-процессов зачастую коробочным решением уже не обойтись – нужен проект внедрения.

Так, по словам генерального директора «ДоксВижн» Владимира Андреева, коробочные решения, как правило, внедряются локально для небольшого количества пользователей и для решения каких-то частных задач. Если брать классическое ДОУ, то это автоматизация канцелярии, некоторых служб секретариата и т. д., при этом функциональность ограничивается регистрацией документов и контролем исполнительской дисциплины. Но как только возникает необходимость автоматизировать что-то большее, как, например, ведение договорной деятельности, тут уже возникает специфика, которую «коробкой» не закрыть. В принципе, Владимир Андреев уверен, что документооборот является отображением существующей модели управления, которая является уникальной для каждой организации. Поэтому когда начинается автоматизация договорного процесса или каких-то других процессов общего административного управления, то оказывается, что без отдельного проекта это сделать невозможно. Другое дело, что поставщики сегодня предлагают готовые коробочные решения с каталогом модулей, которые можно впоследствии адаптировать, настраивать и кастомизировать.

С этим согласен и заместитель директора департамента информационных технологий, директор по разработке ПО КРОК Алексей Добровольский: «Все очень индивидуально: если коробочное решение отвечает всем потребностям заказчика, то это отличный вариант. В любом подобном решении существуют возможности по настройке – как минимум, это структура регистрационного номера документа, организационная структура компании, шаблоны документов, шаблоны процессов, справочники и т. д. Этот минимум может быть расширен настройками маршрутов следования документов, порядка согласований и т. д. Соответственно, чем больше таких настраиваемых функций, тем больше диапазон проектов, в которых это решение можно использовать. Выбор коробочного решения – это предмет внимательного анализа, в каких-то случаях его делает сам заказчик, в других – вендор».

При этом заказчики обращают особое внимание именно на гибкость и изначально максимальную полноту коробочного решения, воспринимая это как один из основных факторов, определяющих их выбор СЭД/ЕСМ. В частности, на это указывает начальник отдела развития систем электронного документооборота Министерства информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых: «Поскольку речь идет о выборе из готовых (коробочных) вариантов, доработки системы под нужды заказчика будут либо невозможны, либо очень дороги. Отсюда требование максимально возможной функциональной полноты и гибкости решения. Пусть даже система содержит множество невостребованного для нас функционала (что может впоследствии измениться), зато мы сразу сможем реализовать все необходимые процедуры в системе».

В то же время, по словам генерального директора «ИнтерТраст» Андрея Линева, переход от заказных и самописных систем к тиражируемым был в прошлом одним из отраслевых трендов, но сейчас эта тенденция уже не так заметна. При этом основным аргументом в пользу коробочных решений было то, что такая типовая система развивается по известным правилам и промышленным образом поддерживается, и это достаточно выгодно экономически. В противовес этому самостоятельная разработка всегда была значительно более дорогой и рискованной. «Эти логичные аргументы довольно долго работали, но в последнее время все чаще звучат утверждения заказчиков, что они лучше знают свой бизнес и отраслевую специфику, а у внутреннего ИТ-департамента достаточно компетенций и ресурсов для разработки собственной системы. Такой подход характерен для некоторых крупных заказчиков и, на мой взгляд, неоправдан. Собственная ИТ-команда заказчика, какой бы квалифицированной она ни была, не располагает опытом нескольких тысяч успешно проведенных проектов. У нас такой опыт есть, и мы выступаем не только в качестве исполнителей технологического решения, но и как консультанты, готовые поделиться своими знаниями, методологией, экспертизой», – отмечает г-н Линев.

Действительно, желание попробовать свои силы у ИТ-департаментов крупнейших компаний в какой-то самостоятельной разработке возникало в последнее время не раз, и это явление, к сожалению, далеко не ограничивается лишь тематикой СЭД/ЕСМ. Крупнейшие российские интеграторы даже придумали для этого явления изобличающее название – «инсорсинг». Имея средства, крупные компании могут себе позволить все три варианта решения вопроса: собственная разработка, покупка «коробки» и проект внедрения.

«Компании выбирают разные пути, к примеру, у X5 Retail Group имеются ресурсы, они собрали команду собственных разработчиков, которые создают для него систему межкорпоративного электронного документооборота. Другим подходом является привлечение квалифицированного подрядчика, который решит поставленную задачу профессионально. Однако достаточно часто бывает, что можно ограничиться и самой простой, базовой функциональностью, предоставляемой «коробкой». Понятно, что могут быть также и смешанные стратегии. В конечном счете выбор зависит от качества самого коробочного решения, от наличия у заказчика того или иного объема финансовых ресурсов и квалифицированного персонала. Тем не менее никто же сейчас не будет заново писать MS Word, то есть «коробка», на мой взгляд, свидетельствует об определенной зрелости технологии, когда она уже типизируема и тиражируема, т. е. вышла в тираж в хорошем смысле этого слова. Поэтому, конечно, для небольшой компании самой разрабатывать систему для автоматизации ОРД – это глупость, хотя и такие примеры есть. Для таких простых вещей, наверное, имеет смысл покупать коробочное решение. В то же время для компаний уровня «Газпрома» или «МегаФона» никакая «коробка» не подойдет, там нужна будет апробированная платформа и хороший интегратор, умеющий ее внедрять», – уверен директор по развитию бизнеса TerraLink в России Александр Бейдер.

«Три года назад у нас был продукт «БОСС-Референт», который мы постоянно кастомизировали под задачи конкретного клиента. Но в итоге поняли, что слишком много тратим денег и времени на такую доработку, нам нужно поработать над архитектурой решения, сделав из него «коробку». Для этого и был произведен ребрендинг продукта, который превратился в «Логику ECM». Кроме того, с этого момента мы перестали ограничиваться тематикой СЭД и стали активно развивать «коробку» в сторону ЕСМ-функционала», – в свою очередь отмечает главный ЕСМ-архитектор «Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) Олег Бейлезон.

В то же время генеральный директор «ДоксВижн» Владимир Андреев призывает посмотреть на вопрос в другой плоскости. Известно, что у западных ЕСМ-платформ нет готовых решений, учитывающих российскую специфику в виде ориентации на директивное управление, так как на Западе они практически отсутствуют в силу истории развития менеджмента. «Такие специализированные СЭД-модули разрабатываются российскими партнерами ЕСМ-вендоров. Но проблема в том, что партнеры, как правило, внедряют очень крупные проекты, потому что они очень дорогостоящие. А чем больше проект, тем он более уникальный, поэтому и тиражных «коробок» на ЕСМ-платформах практически нет. Кроме того, если взять специфические процессы, к примеру, банковские, то это уже отдельная история. То есть как для ЕМС Documentum, так и для Docsvision это всегда будет проектом внедрения. Дальше необходимо уже сравнивать конкретный инструментарий, используемый в той или иной платформе, низко- или высокоуровневый он, требует ли кодирования или нет, в каком объеме и т. д. Тут понадобится детальный анализ, что само по себе является отдельной сложной задачей, так как каждая система несет в себе уникальный функционал, и прямое сравнение с другими продуктами проводить крайне сложно. Все сравнения продуктов, которые мы видим, носят, скорее, профанационный, открыто маркетинговый или рекламный характер», – заключает г-н Андреев.

 

Выводы

Таким образом, появление коробочного продукта СЭД/ЕСМ во многом может свидетельствовать о достижении определенного уровня зрелости технологии, когда ее можно типизировать и тиражировать, такая типовая система развивается по известным правилам и промышленным образом поддерживается, и это достаточно выгодно экономически. В то же время в любой «коробке» должны существовать хотя бы минимальные возможности по настройке – структура регистрационного номера документа, организационная структура компании, шаблоны документов, шаблоны процессов, справочники и т. д. К тому же она изначально должна иметь широкий функционал, который, возможно, и не будет полностью задействован заказчиком сразу же после внедрения, но зато потом ему не потребуется заказывать дорогостоящую доработку. Отдельно стоит отметить, что, как правило, коробочными решениями закрываются довольно стандартные и типизированные процессы (канцелярия, службы секретариата), когда речь заходит об автоматизации сложных и специфичных бизнес-процессов (договорная деятельность, процессы общего административного управления, отраслевые бизнес-процессы, к примеру, банковский документооборот), то «коробкой» уже не обойтись. При этом участники рынка предостерегают: желание ИТ-департаментов крупнейших заказчиков, пусть и владеющих отраслевой спецификой и необходимыми компетенциями, по собственной разработке системы не является оправданным. Собственная ИТ-команда заказчика, какой бы квалифицированной она ни была, не располагает опытом нескольких тысяч успешно проведенных проектов.