Внедрение СЭД WSSDocs в холдинге «Вертолеты России»

Холдинг «Вертолёты России», один из мировых лидеров вертолётостроительной отрасли, внедряет систему электронного документооборота WSSDocs – разработку интегратора WSS-Consulting. На данный момент WSSDocs успешно введена в эксплуатацию в нескольких компаниях холдинга. В ближайших планах - внедрение WSSDocs на всех 16 предприятиях холдинга и объединение их в единое информационное пространство, а также развитие функционала WSSDocs в соответствии со спецификой деятельности предприятий заказчика.

О заказчике

Холдинг «Вертолёты России» образован в 2007 году, но его ключевые предприятия имеют более чем 60-летнюю историю. Сегодня «Вертолёты России» - один из мировых лидеров вертолётостроительной отрасли, единственный разработчик и производитель вертолётов в России, а также одна из немногих компаний в мире, обладающих возможностями проектирования, производства, испытаний и технического обслуживания современных гражданских и военных вертолётов.

«Вертолёты России» лидируют в самых перспективных сегментах мирового рынка:

  • Производитель номер один в России и СНГ;
  • Производитель номер один в мире в сегментах среднетяжелых и сверхтяжелых вертолётов;
  • Производитель номер один в мире в сегменте ударных вертолётов.

Головной офис ОАО «Вертолёты России» расположен в Москве. В состав холдинга входят 16 компаний, в том числе конструкторские бюро, вертолётные заводы, предприятия по производству, обслуживанию и ремонту комплектующих изделий, а также сервисная компания, обеспечивающая послепродажное сопровождение техники в России и за ее пределами. По состоянию на 2013 год на предприятиях холдинга произведено 35 % мирового парка боевых вертолётов. Твердый портфель заказов компании на август 2013 года составил 870 вертолетов на общую сумму более 388 млрд рублей.

Об исполнителе

Системный интегратор WSS-Consulting на ИТ-рынке с 2003 года. В компании работают профессионалы в области управления ИТ-проектами, внедрения корпоративных систем Microsoft и программирования на платформе Microsoft.Net, являющиеся сертифицированными специалистами по SharePoint, SQL Server, Microsoft.Net. За время работы компанией выполнено более 200 проектов в направлениях:

  • Интранет-порталы;
  • Автоматизация документооборота.

Кроме того, WSS-Consulting – разработчик двух продуктов на платформе SharePoint: WSS Docs и WSS Portal, оба они являются лидерами рынка.

WSS-Consulting имеет партнерские статусы Microsoft Gold Certified Partner и IBM Business Partner. Клиентами WSS-Consulting стали крупные российские и западные компании. Проекты охватывали от 50 до 20 тыс. рабочих мест.

Предпосылки проекта

В 2012 году в компании «Вертолеты России» возникло несколько задач, связанных с СЭД. Во-первых, необходимо было выбрать новую СЭД вместо предыдущей системы, которая перестала удовлетворять бизнес. Основная причина тому - снижение быстродействия по мере роста количества документов в системе. Также недовольство со стороны пользователей вызывал недружелюбный интерфейс. Во-вторых, необходимо было выбрать такую СЭД, которая станет стандартом для всех компаний холдинга.

Таким образом, ключевыми требованиями к новой СЭД стали:

  • Высокая производительность и скорость работы системы;
  • Гибкость продукта, возможность его адаптации под требования бизнеса без программирования;
  • Поддержка распределенного режима работы, чтобы в каждой компании холдинга была установлена собственная инсталляция, и все инсталляции можно было объединить в единое информационное пространство.

Выбор решения

Инициатива со стороны ИТ-специалистов холдинга «Вертолеты России» была поддержана его руководством. Был открыт конкурс, сформирована комиссия по выбору СЭД из числа владельцев бизнес-процессов и их представителей. Финальный этап выбора системы проводился топ-менеджментом холдинга на основе оценки возможностей систем-претендентов.

В итоге после многоэтапного отбора была выбрана система WSSDocs от разработчика WSS-Consulting. WSSDocs - это достаточно новый продукт на рынке СЭД, появился в 2009 году. WSSDocs динамично развивается – каждый год количество заказчиков WSSDocs удваивается, и на текущий момент система внедрена в более 110 компаниях с суммарным количеством автоматизированных рабочих мест более 130 тыс.

 

Скриншот WSSDocs 4.1. Список документов

Скриншот WSSDocs 4.1. Список документов

 

Ключевыми отличиями системы являются:

  • Высокая скорость работы системы, быстрый отклик пользовательского интерфейса;
  • Гибкий «движок», который позволяет выполнять 95 % доработок без программирования;
  • Эффективный пользовательский интерфейс, благодаря которому пользователям нужно совершать в 2-3 раза меньше действий для обработки документа, по сравнению с большинством конкурирующих решений;
  • Относительно невысокая стоимость системы и проекта внедрения.

«Во время презентации WSSDocs топ-менеджеры холдинга «Вертолеты России» убедились, что используя эту систему, они в 2-3 клика могут обработать документ, просмотреть карточку или историю согласования и за один клик принять нужное решение. Система отрабатывает все действия за 1-2 секунды, что также получило хорошую оценку. Оказалось важным, что в нашем продукте маршруты согласований настраивают не внедренцы или специалисты ИТ-отделов, а представители бизнес-подразделений. Запуск системы возможен в режиме федерации, который позволяет объединить все филиалы в единую программу, открывающую механизмы совместной работы», - рассказал управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов.

 

Скриншот WSSDocs 4.1. Карточка документа

Скриншот WSSDocs 4.1. Карточка документа

 

Ход проекта

Процесс внедрения WSSDocs проходил в несколько этапов. На первом этапе было составлено техническое задание на адаптацию WSSDocs для нужд «Вертолеты России». Далее по разработанному ТЗ в WSSDocs были подготовлены дополнительные виды документов, ряд дополнительных отчетов, были настроены бизнес-процессы, внесены изменения в карточки документов. После этого была проведена тестовая эксплуатация системы ограниченным кругом пользователей и произведена доработка системы по результатам тестирования.

Важным моментом была миграция данных из предыдущей СЭД. Для бизнеса «Вертолеты России» СЭД является критичным инструментом, поэтому переход от предыдущей СЭД к новой должен был произойти за один рабочий день. Причем те документы, которые находились в процессе согласования либо исполнения в предыдущей СЭД, должны оказаться в новой СЭД в аналогичных состояниях. Поэтому миграция была произведена во время майских праздников (в мае 2013 года), и в первый рабочий день после выходных в компании уже работала новая СЭД WSSDocs.

«Платформа WSS Docs ответила всем предъявленным требованиям, получила наиболее высокие оценки от комиссии по выбору платформы и, в совокупности с относительно невысокой стоимостью, была выбрана в качестве системы для внедрения. В процессе реализации проекта был продемонстрирован высокий уровень компетенции проектной команды со стороны исполнителя, в особенности уровень технической компетенции внедряемого продукта», - сообщает руководитель проекта внедрения и тиражирования WSSDocs в компании «Вертолеты России» Алексей Савенков.

По словам Геннадия Попова, проект реализован на высоком уровне благодаря таким факторам, как слаженная работа команды внедрения и четкое следование методологии.

 

Скриншот WSSDocs 4.1. Карточка документа – предварительный просмотр файла

Скриншот WSSDocs 4.1. Карточка документа – предварительный просмотр файла

 

Итоги проекта

Новая СЭД стала незаменимым инструментом для пользователей и после опытно-промышленной эксплуатации была принята в качестве корпоративного стандарта. В результате был запущен процесс тиражирования созданной конфигурации WSSDocs на предприятиях холдинга.

Помимо этого, была произведена интеграция WSSDocs с CRM, чтобы обеспечить сквозной процесс продажи вертолетов и услуг, обмена официальными документами и согласования договора поставки.

Согласно результатам общего опроса, который компания «Вертолеты России» провела через год после запуска WSS Docs в промышленную эксплуатацию (к маю 2014 года), более половины опрошенных использует ее постоянно. Большинство пользователей система в целом устраивает. Высокие оценки получил такой функционал, как интерфейс личного кабинета и интерфейс процессов, карточки документов и поручений, а также качество работы техподдержки системы, оказываемое силами сотрудников ОАО «Вертолеты России». Более половины опрошенных пользователей считают, что исполнение их должностных обязанностей упростится, если СЭД позволит осуществлять работу над документами совместно с сотрудниками предприятий холдинга. Причем наибольший интерес вызывает такая функциональность совместной работы с предприятиями холдинга в СЭД, как интеграция процесса входящей/исходящей переписки, согласование и доведение документов, контроль исполнения и отчетность, единые справочники сотрудников и подразделений. Интересно, что примерно равное количество респондентов выступают за продолжение ведения совмещенного документооборота и за полный переход на электронный документооборот.

«Система была принята в промышленную эксплуатацию, работает уже год и признана успешной и удобной подавляющим большинством пользователей ОАО «Вертолеты России». В настоящий момент текущий релиз системы признан функциональным заказчиком проекта и высшим руководством компании корпоративным прототипом и готов к тиражированию на предприятия холдинга «Вертолеты России» с последующим объединением в единую систему электронного документооборота холдинга», - делится Алексей Савенков.

Продукт отвечает всем ключевым требованиям, которые формировались при старте проекта, в том числе:

  • Быстродействие каждой операции составляет 1-2 секунды;
  • Администрирование ведется собственными силами холдинга «Вертолеты России»;
  • Большинство предложений по доработке, которые поступают от пользователей, реализуется заказчиком самостоятельно, в особо трудных случаях передается в WSS-Consulting.

На данный момент система WSSDocs успешно введена в эксплуатацию в нескольких компаниях холдинга «Вертолеты России».

Перспективы проекта

В ближайших планах - внедрение WSSDocs на всех 16 предприятиях холдинга «Вертолеты России» и объединение всех компаний в единое информационное пространство.

Также планируется развивать функционал WSSDocs в соответствии со спецификой деятельности предприятий ОАО «Вертолеты России», что позволит расширить функциональный охват системы и повысит эффективность каждого предприятия и всего бизнеса компании.

 

Опрос пользователей в Холдинге Вертолеты России

Кол-во участников опроса – 200

Насколько часто Вы используете СЭД для выполнения своих должностных обязанностей?

Насколько часто Вы используете СЭД для выполнения своих должностных обязанностей?

Выберите пункт, отражающий Ваш уровень удовлетворенности от использования СЭД

Выберите пункт, отражающий Ваш уровень удовлетворенности от использования СЭД

Насколько Вас устраивает текущее быстродействие системы?

Насколько Вас устраивает текущее быстродействие системы?

Насколько Вас устраивает текущая реализация поиска и фильтрации в СЭД?

Насколько Вас устраивает текущая реализация поиска и фильтрации в СЭД?

 

Удобство использования основного функционала системы:

Основной интерфейс личного кабинета:

Полностью устраивает

144

 72%

Информативно, но требуются доработки
для повышения удобства использования

37

19%

Не использую

10

5%

Совершенно не информативно

9

5%

Основной интерфейс процессов:

Полностью устраивает

127

  64%

Информативно, но требуются доработки 
для повышения удобства использования

43

22%

Не использую

23

12%

Совершенно не информативно

7

4%

Карточка документа:

Полностью устраивает

142

  71%

Информативно, но требуются доработки 
для повышения удобства использования

45

23%

Не использую

8

4%

Совершенно не информативно

5

3%

Карточка поручения:

Полностью устраивает

139

  70%

Информативно, но требуются доработки 
для повышения удобства использования

44

22%

Не использую

10

5%

Совершенно не информативно

7

4%

Актуальность процессов документооборота, автоматизированных в СЭД:

Рабочие материалы

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

75

  38%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

45

23%

Не актуален для меня

42

21%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

26

13%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

9

5%

Поручения

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

89

45%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

50

25%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

31

16%

Не актуален для меня

21

11%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

6

3%

Входящие документы

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

95

48%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

54

27%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

25

13%

Не актуален для меня

18

9%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

5

3%

Исходящие документы

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

93

   47%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

54

27%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

29

15%

Не актуален для меня

15

8%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

6

3%

Электронные служебные записки

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

97

49%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

51

26%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

26

13%

Не актуален для меня

18

9%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

5

3%

Служебные записки в адрес ГД

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

81

41%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

44

22%

Не актуален для меня

41

21%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

26

13%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

5

3%

Приказы

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

84

43%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

40

20%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

37

19%

Не актуален для меня

31

16%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

5

3%

Распоряжения

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

87

44%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

41

21%

Не актуален для меня

33

17%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

31

16%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

5

3%

ЛНА, СТО

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

74

38%

Не актуален для меня

52

26%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

36

18%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

30

15%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

5

3%

Информационно-справочные документы

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

79

40%

Не актуален для меня

44

22%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

41

21%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

26

13%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

7

4%

Протоколы совещания

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

77

39%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

44

22%

Не актуален для меня

42

21%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

25

13%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

9

5%

Договора и доп. соглашения

Процесс актуален и полностью соответствует БП компании, изменений и доработок
не требуются

73

37%

Не актуален для меня

47

24%

Процесс СЭД актуален и соответствует БП компании, но может быть оптимизирован
для большего соответствия/удобства использования

39

20%

БП актуален и соответствует БП компании, требуется корректировка самого БП компании

32

16%

Реализованный процесс актуален, но не соответствует БП компании

6

3%

 

Считаете ли вы, что необходим максимальный отказ
от бумажного документооборота в компании

Нет, необходимо оставить текущий совмещенный вариант

95

48%

Да, необходимо переходить на полностью
электронный документооборот

94

47%

Другое

11

6%

Оцените качество работы тех. поддержки системы,
оказываемое силами сотрудников ОАО "Вертолеты России"

Хорошо: оперативно и качественно

  146

   73%

Не обращался

33

17%

Средне: качественно, но не оперативно

13

7%

Плохо: не оперативно и не качественно

3

2%

Другое

3

2%

Средне: оперативно, но не качественно

2

1%

Упростится ли у Вас исполнение должностных обязанностей,
если бы СЭД позволял осуществлять работу над документами
совместно с сотрудниками предприятий Холдинга?

Да

135

68%

Нет

32

16%

Не актуально, с сотрудниками предприятий Холдинга не взаимодействую

24

12%

Другое

9

5%

Какая функциональность совместной работы
с предприятиями Холдинга в СЭД Вас интересует больше всего?

Интеграция процесса входящей/исходящей переписки

  105

   15%

Совместная работа над документами

86

12%

Согласование и доведение документов

119

17%

Совместное исполнение документов

70

10%

Контроль исполнения и отчетность

115

16%

Централизованный сбор информации

101

14%

Единые справочники сотрудников/подразделений

110

15%

Другое

5

1%