Внедрение EOS for SharePoint в ГК «Термекс»

Группа компаний «Термекс», ведущий производитель водонагревателей в Европе, с помощью компании «Офис Док», партнера компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) в Санкт-Петербурге, внедрила на своих предприятиях ECM-систему EOS for SharePoint (решение ЭОС). Благодаря интеграции системы электронного документооборота EOS for SharePoint с бухгалтерской системой 1С было создано единое информационное пространство предприятий, что позволило существенно сократить издержки на непроизводственные нужды.

О заказчике

Группа Компаний «Термекс» – ведущий специализированный производитель водонагревателей в Европе. Компании уже более 60 лет, в России первый офис был открыт в 1995 года. Сегодня в компании уже более 2000 сотрудников, 90 филиалов находятся как в России, так и за рубежом. Центральный офис расположен в Санкт-Петербурге. В качестве бухгалтерской системы в компании используется платформа 1С.

Об исполнителе

Компания «Офис-Док», являющаяся золотым партнером компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), была основана в 2001 году, в Санкт-Петербурге. На сегодняшний день компания имеет большой практический опыт по внедрению систем электронного документооборота и управления контентом. На счету компании более 300 самостоятельно реализованных проектов, десятки тысяч внедренных рабочих мест, участие в крупнейших федеральных проектах по созданию распределенных систем электронного документооборота.

Предыстория проекта

До внедрения проекта сотрудники получали и обрабатывали информацию с помощью бумаги, факса, электронной почты, телефона, сканирующих устройств. Список контрагентов хранился в 2 местах - в СЭД и в программе 1С, поэтому данные приходилось заносить дважды, и они не были связаны между собой.

Также работа менеджеров по продажам затруднялась необходимостью согласования клиента со службой безопасности во избежание отгрузки потенциально недобросовестному покупателю. Сроки согласования были достаточно большими и нарушали весь бизнес-процесс в целом.

Кроме того, так как согласование проводилось на бумаге или по электронной почте, то трудно было собрать статистику для анализа работы службы безопасности.

Руководитель проектов «Офис-Док» Пятов Андрей и руководитель проекта «Термекс» Крупнов Антон на Docflow-2014 c презентацией проекта внедерния EOS for Sharepoint в ГК «Термекс»

Руководитель проектов «Офис-Док» Пятов Андрей и руководитель проекта «Термекс» Крупнов Антон
на
Docflow-2014 c презентацией проекта внедерния EOS for Sharepoint в ГК «Термекс»

Цель проекта

Внедрить портальное решение и систему электронного документооборота, в которую централизовано попадала бы вся необходимая информация.

Сроки и этапы

В качестве системы электронного документооборота было выбрано решение компании ЭОС – EOS for SharePoint. Проект по внедрению в корпорации «Термекс» был начат в декабре 2011. Изначально было принято решение запускать задачи последовательно. Первой реализованной с помощью EOS for SharePoint задачей стала отправка запроса в ИТ-службу, что позволило привлечь пользователей на портал. Так как ИТ-отдел перестал принимать заявки в устном и письменном виде, то пользователем ничего не оставалось делать, как оформлять их электронно с помощью портала.

После успешной реализации этой задачи были автоматизированы и другие, более сложные процессы.

В конце 2012 года началась промышленная эксплуатация системы уже по нескольким бизнес процессам.

Особенности реализации проекта

Особенностью данного проекта стало то, что внедрение решение EOS for SharePoint позволило компании «Термекс» получить в эксплуатацию одновременно как систему документооборота, так и платформу, на которой можно развивать портальное решение. В процессе внедрения было решено большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД.

Помимо традиционного применения, система EOS for SharePoint используется в компании «Термекс» для приема и обработки заявок в ИТ-службу, для согласования счетов, бронирования переговорных, согласования контрагентов со службой безопасности и других нестандартных задач.

Кроме того, используются средства интеграции EOS for SharePoint со сторонними системами - система EOS for SharePoint выгружает данные в таблицу обмена MS SQL, а оттуда данные поступают в 1С.

Интеграция EOS for SharePoint с 1С в ГК «Термекс»

Интеграция EOS for SharePoint с 1С в ГК «Термекс»

Ближайшие планы

В планах автоматизация внутреннего документооборота по всем бизнес-процессам компании.

Итоги проекта

Основным итогом руководитель ИТ-проектов ГК «Термекс» Антон Крупнов называет вовлеченность пользователей: «Это была самая большая задача: быстро заинтересовать 2 тыс. пользователей в портале, чтобы дальше развивать его. У нас все знают, что такое портал, знают, как туда войти и как там работать. При внедрении новой задачи мы рассказываем про то, какой функционал появился, и нет необходимости объяснять, что такое портал, зачем он нужен. Пользователи понимают, что этот инструмент будет полезен в их работе».