Полноценный доступ к СЭД с мобильных устройств – отличная возможность для оперативного управления

Мобильные устройства давно стали неотъемлемой составляющей жизни многих людей. Кто активно использует передовые технологии и знает все о новых гаджетах? Конечно, первый в списке – топ-менеджмент. Использовать планшет и смартфон теперь принято не только как средство коммуникации. Решать бизнес-задачи, отдавать поручения и следить за их выполнением из любой точки мира – все это можно делать с помощью мобильных устройств. Мобильное управление – актуальный тренд электронного документооборота.

Во все времена руководители компаний умели ценить и считать свое время. В наши дни любой управленец, будь то владелец бизнеса, генеральный директор, министр - должен оперативно принимать решения вне зависимости от своего местоположения. Внедрение мобильности в деятельность руководителя позволяет значительно сократить сроки принятия решений, что необходимо и коммерческим, и государственным структурам. Этот фактор играет ключевую роль в деятельности топ-менеджмента.

Если говорить о госструктурах, то большая часть уже перешла или находится в стадии активного перехода к обмену документами в электронном виде. Современный ИТ-рынок предлагает различные решения для внедрения электронного документооборота. Это, например, классическое СЭД «ДЕЛО», разработка компании «Электронные офисные системы», или платформенная система EOS for SharePoint. Отметим, что органы государственной власти во многих регионах используют «ДЕЛО», в то время как SharePoint более привлекательна для корпоративных заказчиков.

Группа компаний «Бизнес ИТ» разработала решение, позволяющее дистанционно управлять задачами и документами. Программное обеспечение называется «Портфель руководителя», предназначено для устройств на базе iOS и интегрируется с системой электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС. Преимущества данного продукта – это, в первую очередь, широкая функциональная часть, возможность адаптации под потребности заказчика и легкий интерфейс. Теперь, уезжая в командировку, руководителю вместо тяжелого портфеля с бумагами достаточно взять всего лишь его iPad.

 

ПО «Портфель руководителя», разработка ГК «Бизнес ИТ», позволяет дистанционно управлять задачами и документами

ПО «Портфель руководителя», разработка ГК «Бизнес ИТ»,
позволяет дистанционно управлять задачами и документами

 

Программа позволяет загружать документы из электронной почты и прикреплять их к сообщениям, создавать инициативные поручения. Руководитель прямо в приложении может подготовить проект резолюции по документу, в том числе с использованием голосовых заметок, и направить его помощнику для дальнейшего оформления. «Портфель руководителя» работает, используя локальную сеть или Интернет. В автономном режиме также доступны все основные функции, включая работу с документом. Все изменения будут отправлены на сервер, как только появится соединение с сетью.

Насколько решение является безопасным и обеспечивает конфиденциальность информации? В «Бизнес ИТ» очень внимательно отнеслись к этому вопросу. Обладатели ПО «Портфель руководителя» могут не переживать за сохранность данных. Высокая безопасность решения гарантируется благодаря поддержке различных уровней защиты информации - как при хранении, так и при передаче данных, что необходимо при удаленной работе. Приложение использует современные функции криптографической защиты информации, одобренные для использования Федеральной службой безопасности России. Даже в случае потери мобильного устройства можно не переживать за сохранность данных, всю конфиденциальную информацию с планшета можно удалить.

Генеральный директор ГК «Бизнес ИТ» Юрий Лабушкин: «Руководитель, используя мобильное приложение, всегда в курсе того, как исполняются поручения. Помимо осуществления контроля, он может оперативно ставить новые задачи, при этом имея доступ ко всей входящей информации. С внедрением таких мобильных решений заметно растет и скорость, и эффективность исполнения поручений. Благодаря мобильности повышается не только оперативность. Обсуждение важных задач зачастую выходит за рамки рабочего дня. Все потому, что пользователь не привязан к определенному месту и имеет возможность вернуться к незавершенному делу в любое время».

Синхронизация - важная функция для мобильных приложений. В «Портфеле руководителя» синхронизация происходит таким образом, что в режиме онлайн отображаются все изменения документов, статусы и визы, независимо от того, на каком устройстве был открыт документ: iPhone, iPad или на стационарном компьютере.

У программы два режима работы: с помощником и без. В первом случае помощник работает непосредственно с руководителем - готовит для него проекты резолюций, предварительно рассматривает входящие документы. Для отслеживания работы с документами функционал предлагаемого решения дает возможность установки «Портфеля руководителя» на устройство помощника. Резолюции, оформленные руководителем графическим или голосовым способом, впоследствии также отображаются помощником в системе. При работе «без помощника» все документы для ознакомления поступают непосредственно руководителю. Резолюция в рассмотренном документе автоматически отображается в карточке и рассылается всем исполнителям.

Результаты работы с проектами документов, пожелания и комментарии к ним также автоматически фиксируются системой. Руководитель может вносить изменения непосредственно в файл документа, добавлять текстовые, аудио и графические комментарии, изображения. Также функционалом предусмотрена возможность печати файлов с планшета и отправки их по e-mail. При необходимости руководитель может вынести инициативное поручение, не относящееся к какому-либо документу, и прикрепить к нему документы не только из системы документооборота, но и из памяти планшета. Поручение будет автоматически зарегистрировано и разослано исполнителям.

О востребованности такого приложения говорит и интерес, который к нему проявляют в органах исполнительной и законодательной власти различных субъектов РФ. Среди тех, кто уже активно использует «Портфель руководителя», - органы местного самоуправления, прокуратуры, предприятия нефтегазовой отрасли. В частности, решение уже успешно зарекомендовало себя в правительстве Ростовской области и аппарате Правительства Республики Дагестан.

Юрий Лабушкин: «Наибольших успехов по внедрению нам удалось достичь в Ростовской области. Благодаря совместной слаженной работе наших специалистов и сотрудников правительства этой области мы далеко продвинулись в организации мобильной работы большого количества руководящего состава».

Министр Информационных технологий и связи Ростовской области Герман Анатолиевич Лопаткин так комментирует опыт работы с мобильным приложением: «По поручению Губернатора Ростовской области В.Ю. Голубева с целью обеспечения мобильной работы с электронными документами членов Правительства Ростовской области министерством совместно с компанией «Бизнес-ИТ» был разработан и внедрен программный сервис «Мобильный кабинет руководителя». Работа в мобильном кабинете позволяет руководителю, находящемуся удаленно от своего рабочего места, полноценно работать с документами. Программный сервис «Мобильный кабинет руководителя» имеет наглядный и интуитивно понятный интерфейс. Документы представляются с учетом специфики работы мобильных устройств и особенностей работы конкретного руководителя.

 

Министр Информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин

Министр Информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин

 

В мобильном кабинете руководитель может подписывать и визировать документы электронной подписью; добавлять графические и аудио-комментарии; работать в любом месте и в любое время по защищенным каналам связи, в том числе и в автономном режиме. При необходимости руководителем может быть создано отдельное инициативное поручение, не относящееся к какому-либо документу, и прикреплен файл из памяти планшета. Поручение будет автоматически зарегистрировано в системе и разослано исполнителям.

Использование данного программного сервиса позволило повысить скорость и качество работы руководителей с электронными документами, в том числе и с обращениями граждан. В настоящее время планшеты всех членов Правительства Ростовской области оснащены данной системой. В дальнейшем предполагается распространение технологии мобильной работы с электронными документами на областные органы власти и муниципальные образования».