Представитель по продажам ECM Software IBM R/CIS Дмитрий Лактионов:

Сегодня на рынке наблюдается тенденция по уходу от чистого делопроизводства к стандартному ЕСМ-функционалу

Само по себе существование в России систем электронного документооборота (СЭД) является ключевой характеристикой местного рынка, отличающей его от Запада, что связано с нашими традициями (делопроизводство, вертикаль управления) и ментальностью (необходимость контроля). В то же время, в плане функционала СЭД на основе западных ЕСМ-платформ все чаще начинают использоваться для решения других бизнес-задач.


Дмитрий, будьте добры, расскажите, в чем, на ваш взгляд, заключается основная специфика российского рынка? И есть ли разница между российскими рынками ЕСМ и СЭД?

- Наши локальные российские вендоры в последнее время активно начинают смешивать понятия ЕСМ и СЭД. Но, по большому счету, сами по себе системы электронного документооборота являются во многом уникальным явлением и характерны только для России. И если посмотреть на 5-10 лет назад, то, из чего выросли российские СЭД, были некими базами данных, в которых регистрировались статусы документов, адресация, поручения. При этом сами документы продолжали существовать в бумажном виде, а большинство систем просто не имело функций работы с образами электронных документов. Что же касается большинства ЕСМ-платформ, то они берут свое начало от имэджинговых систем, когда формировался электронный ресурс в виде электронных документов, с которыми затем выстраивались удобные механизмы работы. В этом и заключается принципиальная разница в подходах. Соответственно, СЭД и ЕСМ смешивать не стоит. При этом, многие отечественные разработчики также начали перенимать западный опыт, как и многие заказчики, кстати, особенно в коммерческом секторе, будучи вольными преследовать цели повышения эффективности работы своих специалистов. Поэтому они постепенно уходят от делопроизводственного подхода к автоматизации задач по работе с документами и все больше начинают смотреть в сторону традиционных с точки зрения мировой практики ЕСМ-технологий. И я очень надеюсь, что рано или поздно, но в России все-таки произойдет смена процессно-ориентированной парадигмы на результато-ориентированную. То есть уйдет предпочтение проявлять активность ради активности, генерируя на входящие письма ответные исходящие, вводя статусы исполнения и т.д. Ведь сегодня зачастую очень много активности, порождаемой в существующих СЭД, по сути, не ориентировано вообще ни на что.

Сравнение российских СЭД по функциональности и сложности с ЕСМ?

- Наш менталитет «заточен» под делопроизводство, где важна сама функция, а результат отходит на второй план. На Западе же большинство ЕСМ-решений преследовало какие-то конкретные бизнес-задачи типа обеспечения эффективности работы сотрудников через динамичную пересылку документов в виде электронных образов и т.д. Отсюда же пошли решения класса BPM по автоматизации бизнес-процессов. К примеру, FileNet, будучи еще самостоятельной компанией, был первым вендором, выпустившим первый в мире продукт, который условно уже можно было считать BPM, - и было это еще в 1985 году. Российские же локальные вендоры СЭД начинают подходить к этим вопросам только в последнее десятилетие. Все, конечно, постепенно меняется, но над многими государственными заказчиками еще довлеет парадигма о необходимости регистрации всех документов. То есть задача при переходе на электронное общение не оптимизируется, а наследует те малоэффективные принципы, которые были присущи механизмам работы с бумажными документами. К сожалению, такое клонирование не является признаком повышения эффективности.

«В России тема электронных архивов начала возникать лишь в середине 2000-х гг., что во многом определяется незрелостью нашего законодательства.»

При этом, мы на 15-20 лет отстали по всем показателям автоматизации подобного плана, прежде всего по направлениям. К примеру, электронные архивы, с чего вообще начинались ЕСМ-платформы, появились в начале 1980-х гг., когда собственно и возникли многие вендоры, которые сегодня являются мировыми поставщиками либо программных решений в области контент-менеджмента, либо связанных с этим аппаратных решений (автоматизированные библиотеки записи и хранения). В России тема электронных архивов начала возникать лишь в середине 2000-х гг., что во многом определяется незрелостью нашего законодательства. Сейчас идут первые подвижки в банковской и налоговой сферах, начинается работа по межведомственному электронному взаимодействию (МЭДО) и оказанию населению услуг в электронном виде (СМЭВ) и т.д. Первые ласточки есть, но реальный разрыв с западной практикой составляет, как минимум, 10-15 лет. То есть подобные задачи там решались задолго до того, как об их решении российские вендоры вообще стали задумываться.

 

Представитель по продажам ECM Software IBM R/CIS Дмитрий Лактионов

Представитель по продажам ECM Software IBM R/CIS Дмитрий Лактионов

 

Как такие проблемы были решены на Западе?

- На Западе многие организации имеют собственные порталы, через которые происходит общение с населением в случае государственных ведомств и между сотрудниками коммерческих заказчиков. Если мы говорим об автоматизации процессов работы с документами, то на самом деле СЭД с точки зрения традиционных бизнес-задач является понятием весьма размытым. Процесс оформления кредитных карт в банке – что это? Там есть документы, процесс, в рамках которого осуществляется работа с ними, регламент прохождения, поток исходящей информации. С точки зрения классических российских СЭД, это уже не является их вотчиной, которая ограничивается канцелярией, регистрацией поручений и т.д. Здесь же, - классическая бизнес-задача, обладающая всеми характеристиками того, что, по логике, также является документооборотом. Тем не менее, ЕСМ-платформа прекрасно такие задачи решает, у нас есть заказчики из банковского сектора, которые всю свою деятельность, как фронт-, так и бэк-офиса, ведут при помощи ЕСМ-платформы в рамках работы с электронными документами: обработка претензий, рассмотрение заявок на выдачу кредитов и т.д. Все это закрывается одним продуктом. Собственно, ключевым словом здесь является именно «платформа», на базе котором можно построить десятки самых разнообразных решений.

С точки же зрения российской практики, большинство наших компаний все еще тяготеют к «кусочным» решениям, когда у заказчика возникает какая-то актуальная потребность и которую нужно быстро решить. В этот момент у него возникает естественное желание взять какое-то готовое коробочное решение, но затем уже после внедрения, он сталкивается с рядом ограничений решения. И если возникает какая-то другая задача, она закрывается новой системой и т.д. В результате у него формируется некий «зоопарк» решений, которые, зачастую, даже не интегрированы друг с другом. Я не хочу вступать в дискуссию сторонников подходов «коробки» и проектов внедрений. Просто хочу отметить, что если организация видит, что у нее помимо текущей задачи автоматизации работы канцелярии в обозримой перспективе появятся еще десяток других, также связанных с автоматизацией процессов, хранения электронных документов, их использования, чтобы организации взвешивали и принимали конечное решение исходя из того, что им лучше. Прийти к ситуации наличия десятка разнородных систем или все же на стартовом этапе выбрать единую платформу, на базе которой реализуют свои бизнес-задачи. Но при этом, у них будет единые инфраструктура, информационное пространство и правила работы в рамках этой платформы.

Сталкиваетесь ли с проблемами при внедрении в России, связанными со спецификой рынка?

- С учетом того, что наша платформа допускает высокий уровень настройки и кастомизации, то, - нет. Конечно, когда мы только запускали платформу FileNet на российском рынке, мы сталкивались с тем, что в нашем и партнерском портфолио отсутствовали те или иные наработки, но это было 6-7 лет назад. Сейчас этот багаж уже накоплен, сформировано большое портфолио отработанных решений, которые мы можем предлагать заказчикам в самых разных сферах, зачастую к тематике ЕСМ, на первый взгляд, отношения и не имеющих. В IBM часто такое бывает, когда мы опережаем рынок, выводя такие решения, которые российский рынок будет готов принять лишь через 3-4 года. Это связано с тем, что мы пытаемся делать кальку с лучших западных практик, в то время как зачастую местные заказчики просто еще не дозрели до этого, решая насущные вопросы. К примеру, когда мы приходим к ним с тематикой кейс-менеджмента, а заказчику нужно еще сформировать электронные архивы, документооборот и т.д. Сейчас же мы, понимая такую специфику российских заказчиков, изначально предлагаем долговременную поэтапную стратегию развития технологий внутри заказчика, что позволяет начать с малых и простых решений и постепенно усложнять, переходя к более сложным. Тем не менее, мы все же стремимся привносить лучшие западные практики, которые если не сегодня, то завтра будут востребованы в России.

В чем разница заказчиков решений на платформах IBM Lotus/Notes и IBM FileNet?

- Честно говоря, я не совсем понимаю, почему в России сложилась подобная ситуация. Во всем мире платформа IBM Lotus воспринимается как среда электронной почты и групповой работы, на ней не строят. Технология, видимо, достаточно простая и в какой-то момент времени она была ответом на многие вопросы, поэтому у заказчиков зачастую возникал соблазн сделать на ней все. Но как инструмент, не предназначенный для работы с колоссальными объемами информации (в платформе есть технологические ограничения, столкнувшись с которыми заказчики пытаются решать их самыми разнообразными методами, в том числе путем интеграции с ЕСМ-системами и переносом баз). Хороший охват российского рынка платформы IBM Lotus связан еще и с тем, что изначально сам Lotus очень хорошо поработал здесь, платформа давно присутствует на рынке, в стране существует множество специалистов по нему как внутри заказчиков, так и со стороны разработчиков. Тем не менее, если мы берем в чистом виде заказчика, который уже давно пользуется IBM Lotus, то у него есть целый ряд технологический проблем, связанных с тем, что как только система начинает активно использоваться для несвойственных ей задач (хранение и работа с большим количеством оцифрованного контента (скан-образы, электронные оригиналы документов и т.д.), это не лучшим образом сказывается на ее производительности. Для ухода от этого многие заказчики создают гигантские серверные фермы, строят распределенные решения с десятками и даже сотнями узлов. Но, по большому счету, это прямое следствие того, что систему используют не по ее прямому назначению. Всех этих недостатков лишена полноценная ЕСМ-платформа IBM FileNet, - по объемам хранимой информации, с какой интенсивностью будут работать пользователи с ней и т.д. То есть изначально ее архитектура предназначена для управления большими объемами электронных документов, в чем и заключается их разница. Да, у IBM Lotus замечательный механизм создания приложений. Но если решать задачи, когда в организации есть процессы, регламенты, workflow, большие объемы документов, с которыми приходятся работать, то зачастую, особенно если речь идет о крупной организации, заказчики могут столкнуться с проблемами. Минус FileNet заключается в том, что платформу на российском рынке мы начали активно продвигать лишь после слияния с IBM. Будучи самостоятельной компанией, FileNet не пытался выйти на местный рынок, хотя потребность в решениях на ЕСМ-платформах у нас начала формироваться где-то в начале 2000-х гг. Соответственно, эта ниша была занята присутствовавшими на тот момент в России вендорами, но сегодня мы постепенно начинаем отвоевывать долю и стараемся соответствовать тем позициям, которые IBM занимает в мире.

Есть ли явление массового перехода клиентов с IBM Lotus на FileNet?

- В целом нет. Кто-то решает возникающие проблемы доработкой IBM Lotus, кто-то разгружает приложения на базе Lotus. Говорить же о каком-то массовом переходе клиентов с Lotus на FileNet не совсем корректно и даже бессмысленно, потому что многие заказчики десятилетия разрабатывали решения на его основе, у них уже сотни приложений. Перед ними стоят задачи по постепенному переводу этих решений на альтернативную платформу либо оптимизации работы приложений на базе IBM. Здесь, соответственно, FileNet может оказаться серьезным подспорьем, когда мы просто разгружаем приложения, которые были созданы на Lotus, путем выноса тяжелого контента (к примеру, скан-образов), замены их кибер-ссылками на архивированные в FileNet документы. Тем самым с точки зрения конечного пользователя, процесс работы с системой не меняется, но существенно повышается ее производительность. Есть, конечно, отдельные прецеденты, когда заказчики действительно начинали все с чистого листа, сразу же переходя на более производительную и функциональную платформу. Когда же мы начинаем работать с новыми потенциальными клиентами, то мы взвешиваем как стоящие перед ними в текущий момент, так и перспективные задачи. Исходя из этого мы и даем рекомендации. Если у него достаточно ограниченные и четко прописанные потребности и не предполагается какого-то серьезного роста, при этом все это лежит в контексте решения задач групповой работы, то вполне возможно, что мы будем рекомендовать IBM Lotus. Если же изначально заказчик нуждается в едином сервисе по работе с документами, по автоматизации процессов по работе с документами и т.д., ему необходим некий фундамент для решения различных бизнес-задач, то в этом случае – однозначно IBM FileNet.

Что бы вы отметили среди изменений, происходящих внутри самих заказчиков в контексте сценарием использования СЭД/ЕСМ?

- Сегодня на рынке наблюдается тенденция по уходу от чистого делопроизводства к стандартному ЕСМ-функционалу, которая по большому счету, обладает двумя характеристиками. То есть система должны уметь хранить большие объемы информации и реализовывать сопутствующий набор функций (управление жизненным циклом документов, разграничение доступа, рубрикация, каталогизация и т.д.). А второй важнейшей характеристикой ЕСМ является возможность автоматизировать бизнес-процессы, которые подразумевают использование этой информации либо порождение ее в рамках автоматизируемых бизнес-процессов. И здесь наблюдается четкая тенденция, когда коммерческие организации в основном ориентируются именно на такой подход. Госсектор в большей степени характеризуется все еще автоматизацией канцелярией и делопроизводством, но здесь также наблюдается автоматизация бизнес-процессов и более осмысленный взгляд на повышение эффективности работы сотрудников, чем просто переход от бумажного к электронному документообороту.

Если мы говорим об усредненном заказчике, то в России востребовано два класса решений: единые хранилища документарной информации и решения по автоматизации задач ее использования в бизнес-процессах различного уровня (к примеру, от рассмотрения заявления сотрудника на отпуск до пятиступенчатых бизнес-процессов взаимодействия с подрядчиками для контроля эффективности в рамках выполнения строительных проектов). Я сознательно сейчас не затрагиваю тему интеграции с различными информационными системами, мне кажется это очевидным, - когда мы реализуем единый сервис, его потребителем будет не только конечный пользователь, но и пользователь информационной системы. К примеру, кадровой системе вполне возможно предоставить доступ к хранилищу ЕСМ-платформы для хранения электронный личных дел сотрудников. Или предоставить аналогичный доступ к ЕСМ-платформе финансовой системы уровня SAP или 1C для первичной финансовой документации. То есть заказчики сегодня уже прошли стадию чистого внедрения СЭД или ЕСМ ради самих систем, а воспринимают их уже как элемент комплексной инфраструктуры, который в нее интегрируется и работает.

Как вы относитесь к утверждению, что ЕСМ-платформу IBM покупают клиенты, имеющие ваше «железо»?

- Это что-то из разряда мифологии. У нас очень много решений, развернутых абсолютно не на физической инфраструктуре IBM. То есть наличие такой зависимости, - либо очень сильно устаревшее представление, либо в корне неверное, потому что наши платформы работают практически на любом физическом оборудовании и программном обеспечении. Было бы, конечно здорово, если заказчик, в дополнение к нашему аппаратному обеспечению, закупит еще и систему по управлению контентом или наоборот. В этом случае он получает лишь преимущество на дальнейшем обслуживании и поддержке, потому что не возникает т.н. интеграционных рисков, когда решение формируется, к примеру, из десятка компонентов разных вендоров. В данном случае IBM является, пожалуй, единственным вендором, который может предложить настолько комплексный подход, когда практически все элементы могут быть реализованы на продуктах IBM. Но, опять же, этот вопрос остается на усмотрение наших заказчиков. То есть, продвижение IBM FileNet по большому счету не привязано к нашим успехам в области аппаратной инфраструктуры. Здесь, в первую очередь, выбор заказчиков определяется самими преимуществами нашей ЕСМ-платформы.

Есть ли у вас внедрения в СНГ, какую бы специфику местных рынков вы бы могли отметить?

- Если говорить в целом об ИТ-политике различных стран СНГ, то в Белоруссии достаточно сильная школа собственных специалистов, которые сопровождают западные ЕСМ-системы, работающие и на западном рынке. Соответственно, они располагают достаточно большой практикой. Вопрос приятия таких технологий на внутреннем рынке – это скорее уже вопрос готовности экономики. ЕСМ-системы определенно потребуют соответствующего уровня бюджеты. К подобной ситуации можно отнести и Украину. В обеих странах рынок менее динамичен с точки зрения роста, объемов продаж и т.д. Однако, там меньше советского «багажа» (документооборот через входящие-исходящие, поручения, контроль), кроме того, в некоторых странах становится более дружелюбным и законодательство с точки зрения работы с электронными документами. Особняком немного стоит Казахстан, в особенности, госсектор, где руководство пытается идти по пути стандартизации решений, что значительно упрощает работу игроков на рынке. 

Дмитрий, большое спасибо за беседу. Успехов в работе!